- Vì sao nên lập kế hoạch tổ chức gala dinner?Vì sao nên lập kế hoạch tổ chức gala dinner?
- Một số hình thức tổ chức gala dinner phổ biến hiện nayMột số hình thức tổ chức gala dinner phổ biến hiện nay
- 2.1 Gala dinner gặp mặt và tri ân
- 2.2 Gala dinner tổng kết năm
- 2.3 Gala dinner chào đón năm mới
- 2.4 Gala dinner kết hợp du lịch, team building
- Những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức gala dinnerNhững điều cần lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức gala dinner
- 3.1 Ý tưởng lập kế hoạch tổ chức gala dinner
- 3.2 Thời gian và địa điểm thực hiện gala dinner
- 3.3 Kịch bản tổ chức gala dinner
- 3.4 Thực đơn trong tiệc gala dinner
- 3.5 Trang thiết bị âm thanh và ánh sáng
- 3.6 Dự trù chi phí tổ chức gala dinner
- 3.7 Một số trò chơi tại gala dinner
- 3.7.1 Trò chơi truyền bóng
- 3.7.2 Trò chơi tam sao thất bản
- 3.7.3 Trò chơi đố vui
Kế hoạch tổ chức gala dinner là một trong những điều tiên quyết tạo nên một buổi tối ý nghĩa. Gala dinner là sự kiện để các doanh nghiệp có thể tri ân đến khách hàng, đối tác hoặc với toàn thể nhân viên. Thế nhưng lập kế hoạch tổ chức gala dinner thế nào để hợp lý luôn là câu hỏi trăn trở của nhiều doanh nghiệp.
1. Vì sao nên lập kế hoạch tổ chức gala dinner?
Gala dinner là một buổi tiệc quan trọng được tổ chức nhằm mục đích ăn mừng, khen thưởng hoặc đối với các công ty lữ hành dành đến cho du khách là một buổi tổng kết chuyến hành trình. Thông qua các buổi tiệc gala dinner, doanh nghiệp có thể gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến đối tác, tập thể trong suốt quãng thời gian qua.
Tổ chức gala dinner với background ấn tượng.
Gala dinner không chỉ đơn thuần là một buổi tiệc ăn uống mà còn có nhiều hoạt động khác. Đặc biệt hơn, việc tổ chức gala dinner còn là cách giúp doanh nghiệp xây dựng tốt mối quan hệ với đối tác, khách hàng và gắn kết tập thể. Nếu buổi gala dinner thành công còn giúp tô sáng thương hiệu của doanh nghiệp được khẳng định và đánh giá cao hơn.
Vì vậy việc lập kế hoạch tổ chức gala dinner chi tiết sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những rủi ro không đáng có. Dù đó là buổi tiệc lớn hay nhỏ thì các doanh nghiệp vẫn muốn thực hiện một cách chỉn chu và hoàn mỹ nhất có thể nhất.
>>> Xem thêm: Top 10 địa điểm thích hợp để tổ chức team building biển vào dịp hè
2. Một số hình thức tổ chức gala dinner phổ biến hiện nay
HIện nay có khá nhiều bữa tiệc gala dinner diễn ra xuyên suốt năm, thế nhưng gala dinner đang được chia thành 4 dạng cơ bản, cụ thể như sau:
2.1. Gala dinner gặp mặt và tri ân
Tại các buổi tiệc này, các doanh nghiệp thường lập kế hoạch tổ chức gala dinner theo hướng gần gũi, thân thiện. Tại buổi tiệc, các doanh nghiệp thường đưa ra một số trò chơi nhằm gắn kết các thành viên với nhau.
Ngoài việc giúp cho tập thể thân thiết với nhau hơn, đây cũng là thời điểm để các doanh nghiệp gửi lời tri ân đến khách hàng thân thiết. Doanh nghiệp sẽ đưa ra những thành tích trong năm, và cam kết những hiệu quả công việc trong năm tới. Vì vậy, các doanh nghiệp thường lựa chọn kế hoạch tổ chức gala dinner vào khoảng thời gian cuối năm hoặc kỷ niệm sinh nhật của doanh nghiệp.
2.2. Gala dinner tổng kết năm
Khác với tiệc gặp mặt và tri ân, tiệc tổng kết năm thường chỉ dành cho nhân viên trong doanh nghiệp. Buổi tiệc thường được gộp chung với sự kiện tất niên để tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường gọi đây là “Year End Party”. Tại buổi tiệc, các thành viên sẽ trình diễn các tiệc mục văn nghệ và tham gia các trò chơi trong gala dinner.
Buổi tiệc gala dinner cuối năm vui vẻ và gắn kết tình thần tập thể.
Thông qua đó, các doanh nghiệp sẽ không phải tốn chi phí trong việc thuê nhóm diễn hoặc MC bên ngoài. Không những vậy, các nhân viên có thể xóa bỏ khoảng cách, cùng nhau tạo nên những tiết mục vui tươi và cùng chụp hình tại gala dinner background . Vì vậy, các doanh nghiệp khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner cuối năm thường tập trung vào các hoạt động đem lại ý nghĩa sâu sắc cho các thành viên.
>>> Xem thêm: Những địa điểm cực đỉnh được nhà tổ chức team building lựa chọn
2.3. Gala dinner chào đón năm mới
Nếu tiệc tổng kết năm để khép lại hành trình năm cũ thì tiệc chào đón sẽ mang không khí vui tươi, hân hoan. Các doanh nghiệp khi lập kế hoạch tổ chức gala dinner sẽ sắp xếp thêm thời gian để ban giám đốc có thể phát biểu và đưa ra định hướng trong năm mới.
Buổi tiệc sẽ là bước đệm đánh dấu một năm làm việc tươi sáng, phấn khởi cho nhân viên sau thời gian nghỉ lễ lớn nhất trong năm. Buổi tiệc cũng sẽ có những phần quà, những phong bao lì xì để thúc đẩy tinh thần nhân viên trong ngày đầu năm mới. Qua đó, nhân viên sẽ gắn kết với doanh nghiệp và có tinh thần cống hiến hơn.
2.4. Gala dinner kết hợp du lịch, team building
Đây là loại hình khá phổ biến tại các công ty du lịch. Khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner cho du khách, các công ty sẽ lồng ghép thêm nhiều hoạt động để tăng không phí vui tươi. Nhờ đó, các công ty sẽ có thêm nhiều ý tưởng, nhiều hoạt động dành đến cho khách hàng. Thông thường các doanh nghiệp sẽ lựa chọn loại hình này để nhân viên có thể thư giãn, nghỉ dưỡng và tham gia vào các hoạt động gắn kết.
Vừa trải nghiệm team building, vừa tận hưởng gala dinner.
Kế hoạch tổ chức team building gala dinner cho các chuyến hành trình sẽ dựa vào địa điểm vui chơi. Du khách có thể tận hưởng gala dinner ngay trên bờ biển với các buổi tiệc nướng BBQ hấp dẫn. Hoặc du khách có thể vui chơi tại các nhà hàng sang trọng của các khu nghỉ dưỡng đẳng cấp thế giới.
Tuy nhiên để lựa chọn đơn vị tổ chức phù hợp là một vấn đề khá nan giải của nhiều doanh nghiệp khi có quá nhiều công ty du lịch. Để kế hoạch tổ chức gala dinner được diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp nên lựa chọn các đơn vị có nhiều năm kinh nghiệm.
Điển hình chính là công ty Vietnam Booking đã có hơn 10 năm hoạt động trong nghề. Với kinh nghiệm, chất lượng dịch vụ đạt chuẩn của công ty sẽ mang đến cho doanh nghiệp nhiều trải nghiệm mới mẻ, thú vị không nơi đâu sánh bằng.
>>> Xem thêm: Top 07 lý do nên chọn Vietnam Booking là công ty tổ chức team building
3. Những điều cần lưu ý khi lập kế hoạch tổ chức gala dinner
Để đảm bảo được sự thành công, việc lập kế hoạch tổ chức gala dinner cần phải được hoạch định rõ ràng nhằm giúp cho các công việc chuẩn bị và thực thi được diễn ra tốt hơn.
3.1. Ý tưởng lập kế hoạch tổ chức gala dinner
Nhằm giúp cho các doanh nghiệp toát lên được nét riêng nhưng không mất đi bản sắc vốn có thì cần phải tạo một kế hoạch tổ chức gala dinner mới lạ. Việc kế hoạch tổ chức gala dinner mới lạ, đột phá sẽ giúp ghi lại dấu ấn trong lòng các vị khách tham dự tiệc. Hiện nay có rất nhiều đơn vị vẫn sử dụng kế hoạch tổ chức gala dinner truyền thống nên không đem lại được hiệu ứng tích cực như mong muốn.
Lựa chọn địa điểm tổ chức gala dinner để gây ấn tượng.
Vì vậy, các doanh nghiệp cần phải cung cấp cụ thể thông tin, xác định rõ mục đích tổ chức sử kiện để các đơn vị có thể hỗ trợ tạo ra kết cầu của 1 kịch bản gala dinner đầy ấn tượng nhất có thể.
Cụ thể, hiện nay các công ty du lịch cũng thường xuyên tổ chức các buổi gala dinner để du khách có sân chơi mới lạ. Nhưng làm thế nào để du khách cảm thấy thoải mái “quẩy hết mình” vẫn là dấu chấm hỏi của nhiều công ty. Thấu hiểu điều này, Vietnam Booking đã không ngừng cải thiện các dịch vụ và chương trình để mang đến cho du khách phút giây mới lạ.
3.2. Thời gian và địa điểm thực hiện gala dinner
Sau khi đã hoạch định sơ lược về kế hoạch tổ chức gala dinner, các đơn vị cần căn cứ vào thời gian và địa điểm để đưa ra những ý tưởng cụ thể. Tùy thuộc vào địa điểm tổ chức mà các đơn vị có thể đưa ra nhiều ý tưởng mới mẻ khác nhau nhằm mang đến cho các vị khách nhiều trải nghiệm.
Chọn lựa thời gian và địa điểm phù hợp với mục đích tổ chức gala dinner.
Hiện nay có khác nhiều địa điểm mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn để lên kế hoạch tổ chức gala dinner. Phá bỏ quy luật trước kia, các buổi tiệc gala dinner thường được tổ chức tại các nhà hàng trong nhà. Thế nhưng giờ đây, các buổi tiệc gala dinner có thể tổ chức tại khá nhiều nơi như:
- Các nhà hàng ngoài trời, resort,…
- Các bãi biển nổi tiếng của Việt Nam: Phú Quốc, Phan Thiết, Vũng Tàu, Nha Trang,…
Việc xác định rõ sẽ giúp cho các đơn vị đưa ra những hoạt động thú vị, những dấu ấn riêng của doanh nghiệp. Ngoài ra, việc đưa ra thời gian và địa điểm sớm sẽ giúp cho khách hành sắp xếp được công việc để tham dự.
Việc lựa chọn thời gian để lập kế hoạch tổ chức gala dinner phù hợp thường là các buổi chiều tối hoặc những ngày cuối tuần. Đây là thời gian thuận tiện để khách mời không vướng bận công việc và có nhiều thời gian tham gia hơn.
Đặt tour team building Vũng Tàu tại đây: Tour Team Building Vũng Tàu 2 ngày 1 đêm
3.3. Kịch bản tổ chức gala dinner
Xây dựng kịch bản tổ chức gala dinner là một trong những bước quan trọng mà các đơn vị cần tập trung hết công suất để giúp bữa tiệc thành công tốt đẹp. Kịch bản tổ chức gala dinner được ví tựa như khung xương sống, một chiếc trụ vững chắc để đảm bảo cho buổi tiệc.
Chọn lọc và lên kịch bản chi tiết để tránh sai sót xảy ra.
Do đó, việc trình bày từng khung nội dung và thời gian để thực hiện các chương trình trong gala dinner cần phải được chi tiết hóa. Để có một kịch bản hoàn hảo trong việc tạo kế hoạch tổ chức gala dinner, các thành viên phải cùng nhau đọc qua kịch bản và đưa ra những nhận xét khách quan nhất.
Thông qua đó, đơn vị có thể bổ sung thêm nhiều ý tưởng mới và khắc phục những mặt hạn chế vẫn còn tồn đọng. Từ đó, kịch bản tổ chức gala dinner sẽ trở nên hoàn chỉnh một cách tốt nhất.
3.4. Thực đơn trong tiệc gala dinner
Vì là bữa ăn thân mật với khách hàng, đối tác hoặc tập thể nhân viên nên việc lựa chọn các món ăn chất lượng, phù hợp với chương trình cũng là điều rất được quan tâm. Việc lựa chọn các món ăn kém chất lượng sẽ ảnh hưởng đến hình ảnh của doanh nghiệp. Vì thế việc kiểm tra chất lượng và chọn lọc ra những món ngon trong thực đơn luôn được đề cao là vậy.
3.5. Trang thiết bị âm thanh và ánh sáng
Hiệu ứng âm thanh và ánh sáng góp phần không nhỏ trong việc tạo không khí vui tươi cho buổi tiệc gala dinner. Chính vì thế mà trong “checklist” của việc lập kế hoạch tổ chức gala dinner không thể thiếu mục này.
Âm thanh, ánh sáng là yếu tố góp phần tạo nên không khí sôi động trong buổi tiệc.
Ánh sáng đẹp và điều chỉnh đúng lúc sẽ giúp cho các bức ảnh của các vị khách tham gia trở nên lung linh. Khi nó đăng tải các bức ảnh lên các trang mạng xã hội cũng là một phương thức marketing hiệu quả cho đơn vị tổ chức.
>>> Xem thêm: Mix trang phục đi teambuilding cực chất dành cho năm 2023!!
3.6. Dự trù chi phí tổ chức gala dinner
Một trong những điều quan trọng không kém trong việc tạo kế hoạch tổ chức gala dinner chính là dự trù kinh phí. Việc lên kế hoạch tổ chức gala dinner về chi phí của từng công việc, từng khoản chi phí sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh thất thoát.
Ngoài ra, các buổi tiệc gala dinner cũng khó tránh khỏi những việc phát sinh thêm nên việc dự trù sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết kịp thời. Thông qua đó, hiệu quả công việc của từng mục sẽ đảm bảo hơn, tránh vướng phải những sự cố đột ngột có thể làm ảnh hưởng đến cả quy trình to chức Gala Dinner.
3.7. Một số trò chơi tại gala dinner
3.7.1. Trò chơi truyền bóng
Đây là một trong những trò chơi khá phổ biến tại các bữa tiệc gala dinner nhưng nó đã được biến hóa không ngừng để mang đến phút giây mới lạ. Ban tổ chức sẽ đưa cho mỗi cặp đôi một quả bóng để thổi chúng lên. Khi có hiệu lệnh của MC, các đội sẽ đưa quả bóng đến bộ phận được gọi tên. Nếu quả bóng rơi thì đội đó sẽ bị loại khỏi cuộc chơi. Đội nào giữ quả bóng đúng vị trí được MC đọc tên đến phút cuối sẽ giành chiến thắng.
Đặt tour team building thú vị: Tour Đà Lạt cắm trại 3 ngày 2 đêm
3.7.2. Trò chơi tam sao thất bản
Đây là một trong những trò chơi mang lại khá nhiều tiếng cười trong các buổi tiệc. Do đó khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner, ban tổ chức nên lồng ghép thêm trò chơi này để khuấy động không khí. Các thành viên tham gia sẽ được chia thành 2 – 3 đội, mỗi đội sẽ có khoảng 6 – 9 người tham gia. Mỗi thành viên trong đội sẽ đeo tai nghe có bật nhạc và xếp thành một hàng dọc.
Tổ chức các trò chơi gala dinner vui nhộn.
Khi người đầu tiên nhận từ khóa từ MC, họ sẽ phải diễn tả liên tiếp với những thành viên sau. Đội nào đoán đúng nhiều nhất từ khóa của MC sẽ là đội giành chiến thắng. Từ khóa được đưa ra sẽ không giới hạn, có thể liên quan đến doanh nghiệp, từ khóa đơn thuần hoặc ca dao tục ngữ,…
3.7.3. Trò chơi đố vui
Đố vui và nhận các phần thưởng hấp dẫn luôn là một trong các hoạt động được nhiều thành viên tham gia hào hứng đón chờ. Khi lên kế hoạch tổ chức gala dinner, các doanh nghiệp sẽ đưa ra nhiều phần quà để thành viên tham gia có thể nhận.
Tại trò chơi, nhạc sẽ nổi lên và các thành viên tham gia phải nhún nhảy theo. Khi MC đọc câu hỏi và đưa micro đến ai thì thành viên đó có 5 giây để trả lời câu hỏi. Thành viên nào trả lời đúng và ở lại cuối cùng sẽ là người nhận phần quà giá trị nhất.
>>> Xem thêm: Các trò chơi team building cho công ty cực chất trong năm 2023
Nhờ vào việc lên kế hoạch tổ chức gala dinner hợp lý sẽ giúp cho doanh nghiệp khẳng định được vị thế và tạo ra những phút giây ý nghĩa. Và để hành trình vui chơi được trọn vẹn nhất, hãy nhanh tay liên hệ hotline 1900 3398 để được tư vấn ngay nhé!