Gala Lunch là gì? Cách để tổ chức một Gala Lunch hấp dẫn

Không có sự khác biệt quá lớn so với Gala Dinner, Gala Lunch là sự kiện quan trọng được tổ chức trong dịp đặc biệt của công ty. Đây là cơ hội để các đồng nghiệp cùng giao lưu học hỏi nhằm góp phần xây dựng tinh thần đoàn kết. Thế nhưng, để tổ chức một buổi Gala Lunch truyền tải trọn vẹn thông điệp không phải việc đơn giản. Tham khảo bài viết sau đây để hiểu hơn về cách tổ chức sự kiện này nhé!

Gala Lunch là gì?

Gala Lunch là chương trình sự kiện được tổ chức vào một dịp quan trọng của doanh nghiệp. Gala Lunch thường xuất hiện phổ biến trong khuôn khổ của chương trình du lịch, team building, ngày hội gia đình. Điều duy nhất khác giữa Gala Dinner và Gala Lunch chính là thời điểm. Gala Lunch được tổ chức vào buổi trưa thay vì buổi tối như Gala Dinner.

Chính vì thời gian tổ chức khác biệt này nên nhiều người không biết ý nghĩa thật sự của Gala Lunch là gì.

Ý nghĩa và tầm quan trọng của Gala Lunch

Gala Lunch được xem là hoạt động đặc biệt góp phần xây dựng niềm tin vững chắc đối với toàn thể nhân viên nói chung và khách hàng nói riêng. 

Tổng kết những thành tựu công ty đạt được

Sự kiện là khoảng thời gian hiếm hoi để các thành viên trong công ty cùng nhau ngồi lại và tận tưởng thành tựu đã gặt hái trong năm qua. Bên cạnh đó, mọi người có thể ôn lại kỷ niệm, kể lại khó khăn đã vượt qua và lên kế hoạch cho tương lai. Đây là chương trình mang ý nghĩa trong việc thắt chặt tình đồng nghiệp.

Không gian Gala Lunch thường được thiết kế sang trọng, dàn dựng sân khấu chuyên nghiệp (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

Tri ân những đóng góp của đội ngũ nhân viên

Tiệc Gala còn là dịp để Ban lãnh đạo bày tỏ lòng biết ơn, tri ân những cống hiến của đội ngũ nhân viên. Đồng thời, toàn bộ công ty và ban lãnh đạo sẽ đặt ra những mục tiêu phát triển trong tương lai. Bên cạnh đó, sự kiện này còn là buổi khen thưởng cho những cá nhân, tập thể có thành tích xuất sắc nhất.

>>> Xem thêm: Team building sự kiện doanh nghiệp và những thông tin quan trọng nhất

Những hình thức tổ chức Gala Lunch

Một số loại hình tổ chức Gala Lunch phổ biến nhất hiện nay.

Gala Lunch kết hợp với tour team building

Tiệc Gala Lunch luôn là sự kiện không thể thiếu trong các chuyến đi team building. Sau một thời gian vui chơi, ai trong chúng ta đều đã thấm mệt và cần thời gian nghỉ ngơi. 

Gala Lunch chính là sự kiện lý tưởng trong khoảng thời gian nghỉ này. Mọi người sẽ được thưởng thức món ăn ngon. Sau đó là cùng nhau khuấy động, lắc lư trong tiếng nhạc xập xình, trổ tài văn nghệ ca múa sôi động.

Gala Lunch kết hợp cùng chuyến du lịch

Tổ chức du lịch công ty theo định kỳ đã không còn xa lạ đối với anh chị em dân văn phòng. Đây không chỉ là dịp giúp các thành viên công ty hiểu nhau nhiều hơn mà còn để lại những kỷ niệm đẹp. Chính vì vậy, sự kiện là dịp giúp mọi người gác lại công việc, ngồi lại cùng nhau hàn huyên tâm sự.

Gala Lunch thường được xuất hiện trong các chuyến du lịch, team building công ty (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

Vì một số giới hạn về thời gian nên nội dung và timeline của Gala Lunch sẽ tương đối ngắn hơn Gala Dinner. Tuy nhiên, Gala Lunch vẫn có đầy đủ mọi tiết mục văn nghệ, trò chơi đố vui, rút thăm trúng thưởng, tham gia trò chơi…

‎Kịch bản tổ chức Gala Lunch

Không một sự kiện nào có thể thành công tốt đẹp mà không có kịch bản chỉn chu. Để xây dựng một kịch bản chương trình tốt, bạn cần lưu ý những điều quan trọng sau đây.

Xác định kế hoạch và lên ý tưởng chủ đề

Trước khi bắt tay vào thực hiện công việc, ban tổ chức Gala Lunch cần xác định kế hoạch, mong muốn chương trình diễn ra thế nào. Bên cạnh đó, chúng ta phải biết chính xác ngân sách cho sự kiện là bao nhiêu. Và những thông điệp truyền tải, mục đích tổ chức sự kiện có đầy đủ và trọn vẹn hay không.

Sau khi ban tổ chức đã xác định rõ ràng những vấn đề trên, lúc này mới là thời điểm lên ý tưởng và xây dựng kịch bản hoàn chỉnh. Trong đó, ý tưởng và chủ đề diễn ra xuyên suốt là linh hồn chính của sự kiện. Một số chủ đề phổ biến mà chúng ta có thể lấy cảm hứng như: Chủ đề theo mùa, chủ đề theo phong cách sống, chủ đề hot trend hiện nay, chủ đề theo dự án,...

Đi Team Building: Tour Team Building Phú Quốc 3N2Đ

Lập kế hoạch hoàn chỉnh

Một kế hoạch chỉn chu, toàn vẹn sẽ giúp quy trình tổ chức sẽ trở nên suôn sẻ và dễ dàng hơn. Kế hoạch cụ thể sẽ bao gồm đầy đủ thời gian diễn ra, địa điểm tổ chức, kế hoạch truyền thông, ngân sách, quy mô,... Kế hoạch cho Gala Lunch sẽ được thiết lập trước từ 1 tháng đến 3 tháng. Điều này sẽ giúp mọi công tác tổ chức chỉn chu, hoàn thiện hơn.

Trang bị thiết bị âm thanh, ánh sáng

Ngoài lựa chọn địa điểm, thời gian, thiết bị sân khấu cũng vô cùng quan trọng không kém. Nếu ý tưởng là linh hồn của sự kiện thì trang thiết bị ánh sáng chính là nhân tố quan trọng làm nên thành công. 

Chính vì vậy, trang thiết bị phải đạt chất lượng tốt. Đồng thời, sự kiện đòi hỏi nhân viên kỹ thuật điều chỉnh âm thanh, ánh sáng cần có tác phong chuyên nghiệp, cẩn thận. Trong trường hợp có sự cố âm thanh ánh sáng, ê-kíp phải luôn giữ tâm thái bình tĩnh để xử lý mọi tình huống. 

Xây dựng kịch bản cơ bản

So với các sự kiện long trọng khác, kịch bản Gala Lunch tương đối đơn giản vì mục đích cũng chỉ là liên hoan, tri ân. Thế nhưng, không vì thế mà chúng ta lơ là trong việc xây dựng kịch bản.

Ban tổ chức sự kiện cần lên một kịch bản chi tiết nhằm đảm bảo mọi lịch trình, thời gian diễn ra đúng như dự kiến. Điều này không chỉ làm giảm thiểu rủi ro mà còn mang đến buổi Gala Lunch vui vẻ, nhộn nhịp.

 Văn nghệ, gameshow là những tiết mục không thể thiếu tại sự kiện Gala Lunch (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

Một chương trình sự kiện Gala Lunch sẽ có đầy đủ các bước cơ bản sau:

• Bước 1: Chuẩn bị quy trình đón khách mời, người tham dự.

• Bước 2: MC phát biểu ý nghĩa, mục đích tổ chức sự kiện ngày hôm nay.

• Bước 3: Ban lãnh đạo bày tỏ lòng biết ơn, tri ân đến toàn thể nhân viên.

• Bước 4. Các chương trình biểu diễn văn nghệ.

• Bước 5: Gala Lunch vinh danh những cá nhân, tập thể xuất sắc về những cống hiến cho công ty.

• Bước 6: Thưởng thức bữa tiệc.

• Bước 7: Tổ chức gameshow.

• Bước 8: Các chương trình văn nghệ đặc sắc.

• Bước 9: Bế mạc và kết thúc chương trình.

Lưu ý, ban tổ chức chương trình nên vẽ timeline ngày diễn ra sự kiện cụ thể để dễ dàng trong việc điều phối và kiểm soát. Bên cạnh đó, sự phối hợp nhịp nhàng, ăn ý giữa ban tổ chức, MC chương trình và nhân viên tổ chức sẽ giúp sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ, hiệu quả hơn.

Checklist lại các công việc cần chuẩn bị

Để có một sự kiện diễn ra thành công rực rỡ, công tác chuẩn bị không thể thiếu trong quy trình tổ chức. Dựa trên kịch bản và kế hoạch sẵn có, ban tổ chức sẽ liệt kê, điểm danh lại những mục cần làm. Bên cạnh đó, công ty tổ chức sự kiện cũng có sự phân công rõ ràng cho từng bộ phận liên quan.

Sau công tác chuẩn bị, ban tổ chức sẽ chính thức thực hiện sự kiện tiệc Gala. Ban tổ chức, ekip chương trình cần phối hợp với nhau thật ăn ý, nhuần nhuyễn.

>>> Xem thêm: Các bước tổ chức sự kiện team building cần thiết ai cũng nên biết

Thực thi kế hoạch đã lên sẵn

Để mọi quy trình đều diễn ra suôn sẻ, mọi người cần linh hoạt trong việc xử lý tình huống nhằm hạn chế làm gián đoạn chương trình. Điều này sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của Gala nếu không giải quyết kịp thời.

Dọn dẹp sau sự kiện kết thúc

Sau khi chương trình kết thúc, ban tổ chức và ekip sẽ hoàn thành việc dọn dẹp hội trường cũng như thu gom, gửi trả những đạo cụ. Nhằm rút ra kinh nghiệm cho Gala sau, công ty nên khảo sát ý kiến, phản hồi của khách mời dự sự kiện. Từ đó, chúng ta sẽ lên kế hoạch tốt cho lần sau.

Điều kiện chọn đơn vị tổ chức Gala Lunch

Buổi tiệc Gala Lunch là sự kiện khá đơn giản và không mất nhiều thời gian chuẩn bị. Thế nhưng, đây lại trở thành vấn đề nan giải cho những công ty không có nhiều kinh nghiệm tổ chức. Nhằm giảm bớt áp lực về quy trình tổ chức, các công ty nên lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Vậy tiêu chí xác định đơn vị tổ chức chuyên nghiệp là gì? Sau đây là 3 yếu tố giúp doanh nghiệp lựa chọn công ty tổ chức sự kiện phù hợp.

Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín sẽ giúp Gala Lunch truyền tải đúng thông điệp, ý nghĩa đến khách mời tham dự (Nguồn: Sưu tầm)

• Nhận được phản hồi tích cực từ khách hàng: Đánh giá cao từ phía khách hàng là một trong những điều kiện tiên quyết để chọn đơn vị tổ chức. Từ những trải nghiệm của người đi trước, doanh nghiệp sẽ có những đánh giá công tâm, khách quan hơn.

• Đã có nhiều năm kinh nghiệm: Vì tính chất linh hoạt của công việc tổ chức sự kiện nên đòi hỏi sự phối hợp nhuần nhuyễn của ekip. Khi nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong việc điều phối, Gala Lunch sẽ diễn ra suôn sẻ, trôi chảy hơn.

• Chất lượng dịch vụ chuyên nghiệp: Đội ngũ nhân viên tâm quyết và trang thiết bị tốt là hai yếu tố giúp sự kiện Gala Lunch hạn chế mọi sự cố xảy ra.

Dựa trên 3 điều kiện cơ bản, doanh nghiệp chọn lựa được đơn vị tổ chức phù hợp nhất.

Trên đây là toàn bộ thông tin về Gala Lunch và cách thức vận hành sự kiện. Hy vọng với những chia sẻ từ Vietnam Booking, quý khách sẽ tìm ra được đơn vị tổ chức thích hợp. Liên hệ đến hotline 1900 3398 để nhận đặt tour team building cho doanh nghiệp. Chúng tôi sẽ mang đến chuyến đi team building kết hợp Gala Lunch đầy chuyên nghiệp.