Tổ chức sự kiện là gì? Quy trình tổ chức sự kiện cụ thể

Tổ chức sự kiện là một trong những ngành nghề quan trọng không thể thiếu trong lĩnh vực truyền thông, quảng cáo và giải trí. Sự kiện (event) được ví như là trung tâm kết nối giữa những người có điểm chung về sở thích, mối quan tâm lại với nhau. Qua đó, đối tượng tham gia sẽ được truyền tải thông điệp ý nghĩa mà sự kiện mang đến.

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Nếu bạn đã từng nghe qua các sự kiện tầm cỡ như World Cup, triển lãm, họp báo, ra mắt sản phẩm,... thì cũng phần nào hiểu ra tổ chức sự kiện là gì? Tổ chức sự kiện (Event organization) là một kế hoạch dài hạn được thực hiện bởi công ty chuyên tổ chức sự kiện.

Từ bước lên ý tưởng, nội dung cho đến công tác hậu cần, giám sát, chọn lựa địa điểm, thời gian. Tất cả đều thực thi một cách hiệu quả, chuyên nghiệp với mục đích truyền tải thông điệp đúng đến khách mời.

Ngoài ra, sự kiện còn là nơi khẳng định vị thế, nâng cao hình ảnh của thương hiệu đối với công chúng. Đồng thời, đây còn là cơ hội tạo dấu ấn đặc biệt, thiện cảm đến khách hàng mục tiêu nói chung và nhân viên nội bộ nói riêng.

Sự kiện là yếu tố tất yếu trong việc quảng bá thương hiệu, sản phẩm của doanh nghiệp (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

Quảng bá thương hiệu từ sự kiện là phương án PR hiệu quả mà nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công. Một số sự kiện nổi bật của doanh nghiệp có thể kể đến như: Sự kiện kỷ niệm 30 năm thành lập của ACB, sự kiện định vị lại thương hiệu của Vinamilk,...

Ngoài ra, Team Building cũng là một trong những sự kiện không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp nào. Team Building mang đến sự phát triển quan hệ bền vững giữa nhân viên và doanh nghiệp. Từ đó, góp phần xây dựng môi trường làm việc lành mạnh, thân thiện. Nhờ vậy mà tinh thần đoàn kết của doanh nghiệp sẽ ngày càng gắn kết hơn.

>>> Xem thêm: Mix trang phục đi teambuilding cực chất dành cho năm 2023!!

2. Quy trình tổ chức sự kiện gồm mấy giai đoạn?

Để có một sự kiện (event) diễn ra thành công rực rỡ, người tổ chức phải lên quy trình tổ chức thật tỉ mỉ, chỉn chu. Đồng thời, mọi rủi ro phải được kiểm soát tốt nhất. Quy trình tổ chức sự kiện sẽ chia thành 3 giai đoạn chính, bao gồm: Trước sự kiện, quá trình diễn ra sự kiện và sau khi kết thúc sự kiện.

2.1. Giai đoạn 1: Trước khi sự kiện diễn ra

Ở giai đoạn đầu tiên, người tổ chức phải xác định 3 điểm mấu chốt, gồm: Chủ đề sự kiện, ý tưởng sự kiện và nguồn nhân lực sẽ thực hiện. Với 3 điều cơ bản này sẽ giúp chúng ta có thể lập kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể. Đối với giai đoạn trước sự kiện, ban tổ chức phải có sự chuẩn bị thật chu toàn và tỉ mỉ bởi vì đây là bước quan trọng nhất.

Xác định nội dung sự kiện

Ban tổ chức cần dành ra nhiều thời gian để xác định mục đích tổ chức chương trình là gì? Địa điểm tổ chức? Lịch trình cụ thể? Liệt kê một số thông tin cơ bản sẽ giúp việc định hình, mô phỏng sự kiện rõ ràng hơn, như:

• Thể loại sự kiện là gì? (Team Building, kỷ niệm thành lập, lễ khánh thành, lễ ra mắt sản phẩm, hội thảo,...).

• Sau khi xác định thể loại sự kiện, bạn hãy phân loại chi tiết (ví dụ: Team Building dành cho nhân viên tổ chức ở Nha Trang 3 ngày 2 đêm)

• Số lượng người tham gia (Lập danh sách khách mời tham gia để đảm bảo đủ số lượng)

• Địa điểm diễn ra sự kiện.

• Thông điệp truyền tải mà sự kiện muốn gửi gắm đến khách mời.

• Thời gian diễn ra sự kiện

• Ngân sách chi trả cho tất cả hoạt động diễn ra trong sự kiện.

Thông số càng rõ ràng, nội dung càng chi tiết thì giai đoạn thực thi sẽ càng diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ hơn.

Phác thảo ý tưởng cụ thể

Ý tưởng còn được xem là linh hồn chính của toàn bộ sự kiện. Thông điệp của sự kiện có truyền tải đúng đến khách mời hay không đều nhờ phác thảo ý tưởng ban đầu. Ý tưởng càng độc đáo, sáng tạo thì sẽ càng thu hút truyền thông, khách mời hơn. Chính vì vậy, người tổ chức phải nghiên cứu thật kỹ đặc thù của dịch vụ, chương trình trước khi lên ý tưởng cụ thể.

Team sáng tạo ý tưởng sẽ lên chủ đề, nội dung, concept và thông điệp của sự kiện (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

Phân bổ nhân sự một cách hợp lý

Một sự kiện thành công đều xuất phát từ những đóng góp của các thành viên tham gia. Sự điều động nhân lực đồng đều, hợp lý và cách tận dụng khả năng phù hợp sẽ giúp sự kiện đạt hiệu quả cao hơn. Bên cạnh đó, ban tổ chức nên đưa ra yêu cầu chỉ tiêu, chi phí, thời hạn để đảm bảo sự kiện được diễn ra đúng kế hoạch.

Đi Team Building: Tour team buiding 2N1Đ Hồ Tràm

2.2. Giai đoạn 2: Trong khi sự kiện diễn ra

Sau khi đã có mô phỏng chương trình tổng quát, đây là giai đoạn bắt đầu thực thi kế hoạch tổ chức sự kiện.

Thực thi và tổ chức theo kế hoạch

Dựa trên nội dung đã vạch sẵn, các bộ phận liên quan sẽ tiến hành thực hiện đúng timeline đã chia sẵn. Ngoài ra, các thành viên trong ban tổ chức nên có cuộc họp trao đổi, bàn bạc để đưa ra hướng giải quyết tốt nhất cho sự kiện.

Tiến hành tổ chức sự kiện

Sau khi đã hoàn tất khâu chuẩn bị, các đội nhóm chỉ cần tiến hành thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch đã lập sẵn trước đó. Tuy nhiên, quá trình này cần có sự kết hợp nhuần nhuyễn, thuần thục theo quy định của ban tổ chức đã đặt ra.

Mỗi bộ phận trong ban tổ chức sự kiện sẽ thực hiện nhiệm vụ theo timeline, đầu mục công việc đã lên sẵn (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

2.3. Giai đoạn 3: Sau khi sự kiện được tổ chức xong

Sau khi kết thúc sự kiện, ban tổ chức sẽ tiến hành bàn giao công việc cho một số bên liên quan. Tiếp theo, ban nhân sự sẽ cung cấp ngân sách, báo cáo kết quả, phản hồi, đánh giá hiệu quả của chương trình. 

3. Các doanh nghiệp thường tổ chức sự kiện nào?

Tổ chức sự kiện luôn là một phần quan trọng trong việc quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp. Bởi vì, sự kiện không chỉ tạo nên tiếng vang lớn mà còn góp phần gia tăng độ nhận diện thương hiệu. 

Do vậy, dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là sự lựa chọn lý tưởng trong công cuộc phát triển thương hiệu. Vậy các doanh thường tổ chức sự kiện vào dịp nào?

3.1. Hoạt động teambuilding cho các bộ nhân viên công ty

Team Building là hoạt động tập thể được tổ chức dựa trên tinh thần đoàn kết giữa các nhân viên với nhau. Doanh nghiệp sẽ kết hợp với công ty tổ chức sự kiện để lựa chọn địa điểm, thời gian phù hợp. 

Sau đó, ban tổ chức sẽ đề xuất một số trò chơi hoặc khóa học cho người tham gia trải nghiệm. Từ đó, mỗi người sẽ rút ra nhiều kinh nghiệm quý báu cho bản thân cũng như có thêm nhiều bài học thực tiễn. Đây cũng lý do mà Team Building mang đến những giá trị sâu sắc cho tập thể nhân viên vì tinh thần đồng đội cao.

Team Building là chuyến hành trình kết nối giúp nâng cao tinh thần đoàn kết của doanh nghiệp (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

Hiện nay, Team Building có hai hình thức phổ biến nhất hiện nay là Team Building trong nhà, Team Building ngoài trời. Mỗi loại hình khác nhau sẽ thích hợp với nhu cầu, điều kiện địa lý, thời điểm, đối tượng khác nhau.

Một số gợi ý điểm tổ chức Team Building được yêu thích tại Việt Nam:

• Bến Tre

• Vũng Tàu

• Phú Quốc

• Phan Thiết

• Nha Trang

>>> Xem thêm: Tất tần tật về dịch vụ teambuilding mà du khách không thể bỏ qua

3.2. Hoạt động kỷ niệm sinh nhật công ty

Sinh nhật công ty là sự kiện trọng đại mang ý nghĩa sâu sắc của mọi doanh nghiệp. Ngày kỷ niệm thành lập là thời khắc đánh dấu bước ngoặt mới. 

Không mang quá nhiều ý nghĩa tầm cỡ, sinh nhật công ty chỉ đơn giản là bữa tiệc chiêu đãi nhân viên. Đại diện công ty sẽ lên phát biểu về buổi kỷ niệm và thông báo khai tiệc. Đây là khoảng thời gian giúp cho nhân viên công ty hiểu hơn mục tiêu phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

Đồng thời, lễ kỷ niệm thành lập còn là dịp quảng bá thương hiệu đến truyền thông. Những bức ảnh chúc mừng sẽ được quảng bá rộng rãi trên các phương tiện truyền thông. Từ đó, những khách hàng chưa biết đến doanh nghiệp sẽ bắt đầu tò mò tìm hiểu về dịch vụ, sản phẩm.

Màn trình diễn ấn tượng của chủ tịch ACB - Trần Huy Hùng tại lễ kỷ niệm 30 thành lập đã tạo nên "cơn sốt" trên khắp mạng xã hội (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

Lễ kỷ niệm 30 năm thành lập của ngân hàng ACB là minh chứng cho sự kiện thành công hơn cả mong đợi. Sau tất cả, hình ảnh đọng lại của ACB là một doanh nghiệp năng động, trẻ trung từ người đứng đầu cho đến nhân viên.

3.3. Hoạt động ra mắt sản phẩm mới

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới là hoạt động quảng bá thương hiệu không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. Đối với các doanh nghiệp mới hoặc start-up, sự kiện này còn đánh dấu bước chuyển mình quan trọng.

Lễ ra mắt sản phẩm mới - Galaxy Note 9 của Samsung (Nguồn ảnh: Sưu tầm) 

Với sự kiện công bố sản phẩm mới, đây là cơ hội đặc biệt chứng minh tầm ảnh hưởng và giá trị của thương hiệu. Từ đó, khách hàng sẽ có những cái nhìn ấn tượng, thiện cảm dành cho doanh nghiệp. Nhờ vậy mà thương hiệu tiếp cận thêm nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

3.4. Hoạt động tuần lễ vàng, tuần mua sắm

Nhằm tri ân khách hàng, các doanh nghiệp không ngừng phát động tuần lễ vàng, tuần lễ mua sắm. Sự kiện này thường xuất hiện dưới hình thức chương trình khuyến mãi độc quyền. Một số tiết mục đặc biệt được triển khai phổ biến ở tuần lễ vàng như: Rút thăm trúng thưởng, vòng quay may mắn, giảm giá,...

Hoạt động tuần lễ mua sắm thường diễn ra từ 1 tuần cho đến 3 tháng tùy thuộc vào chính sách của doanh nghiệp. Tuy không phải là sự kiện được tổ chức hoành tráng nhưng đây vẫn là chiến lược quảng bá hình ảnh đầy khả quan.

Đi Team Building: Tour Team Building Vũng Tàu 2 ngày 1 đêm

4. Đâu là tiêu chuẩn để xác định công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Việc chọn lựa dịch vụ tổ chức sự kiện phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu. Chính vì vậy, chúng ta nên nghiên cứu và đưa ra những nhận định khách quan trước khi quyết định.

Công ty tổ chức sự kiện uy tín, chất lượng cần những yếu tố gì? (Nguồn ảnh: Sưu tầm)

Sau đây là các tiêu chí đánh giá mà đơn vị tổ chức sự kiện cần có.

• Có kinh nghiệm và chuyên môn lâu năm: Tổ chức sự kiện đòi hỏi kỹ năng cũng như sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa các bộ phận với nhau. Chính vì vậy, kinh nghiệm và chuyên môn là hai yếu tố tất yếu phải có. 

• Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp: Sáng tạo và đưa ra ý tưởng mới lạ luôn là yếu tố cần thiết trong lĩnh vực sự kiện. Với đội ngũ nhân viên giỏi, thái độ làm việc tốt sẽ đảm bảo hiệu sức dồi dào trong suốt chương trình. Từ đó, mọi rủi ro sẽ được giảm thiểu ở mức thấp nhất.

• Dịch vụ có một số thành tựu nhất định: Không có minh chứng nào rõ ràng hơn là thành tựu thực tế. Một công ty từng tổ chức nhiều sự kiện thành công trước đó sẽ tạo nên độ uy tín lâu dài và niềm tin vững chắc cho khách hàng.

• Phản hồi tích cực từ khách hàng: Đây cũng là tiêu chí đánh giá quan trọng mà bạn không thể bỏ qua. Hãy tham khảo một số bình luận, đánh giá từ khách hàng trước để đưa quyết định sáng suốt nhất. Nguồn tư liệu quý giá này sẽ giúp bạn mở rộng những góc nhìn mới mẻ và tiếp thu thêm thông tin hữu ích.

Đi Team Building: Tour Team Building Phú Quốc 3N2Đ

5. Vì sao có thể nói Vietnam Booking là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Vietnam Booking luôn tự hào là một trong dịch vụ team building cho doanh nghiệp hàng đầu hiện nay. Trong hơn 10 năm qua, Vietnam Booking không ngừng đổi mới để cho ra đời các tour du lịch Team Building hấp dẫn, chất lượng nhất.

Đến với công ty tổ chức sự kiện Vietnam Booking, quý khách hoàn toàn thoải mái trong việc đưa ra lựa chọn lịch trình theo nhu cầu. Hiện tại, Vietnam Booking chính thức “mở rộng” nhiều tour Team Building trên khắp cả nước: Nha Trang, Phú Quốc, Đà Lạt, Vũng Tàu,...

Song hành cùng các trò chơi tập thể, du khách sẽ được chiêm ngưỡng cảnh sắc thiên nhiên hữu tình tại điểm tổ chức Team Building. 

Chất lượng dịch cao cấp, lịch trình đa dạng nhưng mức giá của Vietnam Booking vô cùng hợp lý. Vì thế, quý khách không cần quá lo lắng về vấn đề chi phí của chuyến đi. Ngoài ra, Vietnam Booking sẽ tư vấn và điều chỉnh mức giá thích hợp với ngân sách của doanh nghiệp. 

Với những chia sẻ trên, hy vọng quý khách sẽ có thêm những thông tin hữu ích. Đồng thời, quý khách nắm rõ được tầm quan trọng của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp. Liên hệ Vietnam Booking qua hotline 1900 3398 để biết thêm nhiều thông tin về Team building sự kiện doanh nghiệp nổi bật. Đội ngũ nhân viên tư vấn Vietnam Booking sẽ luôn đồng hành và giải đáp mọi thắc mắc của quý khách.