Du lịch 5 châu, không đâu rẻ bằng

Các bước tổ chức sự kiện team building cần thiết ai cũng nên biết

Mục lục [Hiện]
  1. Sơ lược về sự kiện team building
  2. Các hình thức tổ chức sự kiện team building
  3. Quy trình tổ chức sự kiện team building đầy đủ nhất
    1. 3.1 Xác định vấn đề của doanh nghiệp
    2. 3.2 Xác định đối tượng tham gia
    3. 3.3 Xác định thời gian tổ chức sự kiện team building
    4. 3.4 Xác định ngân sách cho việc tổ chức sự kiện team building
    5. 3.5 Chọn nơi lưu trú và các dịch vụ ăn uống
    6. 3.6 Chọn phương tiện di chuyển khi tổ chức sự kiện team building
    7. 3.7 Lên timeline tổ chức chương trình sự kiện team building
    8. 3.9 Tiến hành phân công công việc cho nhân sự tham gia tổ chức sự kiện team building
    9. 3.10 Chọn địa điểm tổ chức sự kiện team building
    10. 3.11 Lên kịch bản chi tiết nội dung chương trình
    11. 3.12 Chuẩn bị dụng cụ team building
    12. 3.13 Thiết kế và in ấn ấn phẩm để tổ chức sự kiện team building
    13. 3.14 Lên kế hoạch media, truyền thông cho sự kiện team building
    14. 3.15 Lập kế hoạch phòng tránh rủi ro, kế hoạch backup
    15. 3.16 Setup khu vực tổ chức
    16. 3.17 Chạy chương trình dựa trên kịch bản đã lên
    17. 3.18 Đánh giá chương trình
    18. 3.19 Trao thưởng
    19. 3.20 Kiểm tra khi kết thúc chương trình team building

Những năm gần đây, sự kiện team building là một trong những loại hình du lịch kết hợp với sự kiện có chiều hướng tăng trưởng cao hàng đầu trong lĩnh vực du lịch và lữ hành. Lý do chính cho xu hướng này có lẽ là do lợi ích mà hình thức này mang lại cho cả doanh nghiệp và người tham gia. Để tổ chức thành công một sự kiện team building và để nó thật sự phát huy ý nghĩa cũng như lợi ích, nhà tổ chức cần phải lưu ý những điều cần thiết trong quá trình tiến hành. Cùng Vietnam Booking tìm hiểu về các bước tổ chức sự kiện team building đầy đủ trong bài viết sau. 

1. Sơ lược về sự kiện team building

Team building là gì? Đó là hoạt động rất thường thấy ở rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Thậm chí, đối với một số người lao động, sự kiện team building còn được xem là một trong những điều quan trọng để đánh giá phúc lợi của tổ chức, doanh nghiệp đó. Sự kiện team building có thể hiểu là các hoạt động nhằm gắn kết các thành viên của tổ chức, nhân viên của công ty. 

Về phía tổ chức, doanh nghiệp, sự kiện team building có thể mang lại rất nhiều ý nghĩa cần thiết cho sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp đó. Các ý nghĩa của sự kiện team building mang đến cho doanh nghiệp có thể kể đến như là: 

  • Gắn kết nhân viên và giúp cho hoạt động teamwork dễ dàng hơn

  • Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên

  • Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, thu hút nhiều nhân viên tài năng trong tương lai

Tổ chức sự kiện team building - Ý nghĩa của sự kiện

Việc tổ chức sự kiện team building mang ý nghĩa như sự kiện bonding của nhân viên. 

Về phía các nhân sự trong công ty, khi tham gia team building họ cũng có thể nhận được các lợi ích tương đương như: 

  • Được thư giãn với các trò chơi và kết hợp đi du lịch miễn phí

  • Gặp gỡ, kết nối và tăng khả năng giao tiếp khi gặp các đồng nghiệp khác trong công ty

  • Thêm động lực làm việc, từ đó tăng hiệu suất trong công việc. 

>> Xem thêm: Các trò chơi team building cho công ty cực chất trong năm 2023

2. Các hình thức tổ chức sự kiện team building

Dựa vào mục đích và hoàn cảnh của mỗi doanh nghiệp mà có thể chia hình thức tổ chức sự kiện team building thành các hình thức sau:

  • Sự kiện team building trò chơi

  • Sự kiện team building hội thảo, hội nghị,... 

  • Sự kiện team building luyện tập, thực hành

3. Quy trình tổ chức sự kiện team building đầy đủ nhất

Với những ý nghĩa thiết thực mà việc tổ chức sự kiện team buidling đã mang lại cho cả doanh nghiệp và nhân viên - những người trực tiếp tham dự, chương trình này được xem là một phần quan trọng của tổ chức.

Do vậy, để tổ chức một sự kiện team building hoành tráng, thành công thì doanh nghiệp cần dành một khoảng thời gian từ 1 - 2 tháng trước khi sự kiện diễn ra để chuẩn bị thật tỉ mỉ. Doanh nghiệp có thể tham khảo các bước gợi ý sau để tổ chức sự kiện team building thành công.

3.1 Xác định vấn đề của doanh nghiệp

Để việc tổ chức sự kiện team building diễn ra mang đến cho doanh nghiệp sự hiệu quả nhất, nhà tổ chức cần xác định vấn đề doanh nghiệp trước khi lên kế hoạch chi tiết. Trước tiên, nhà tổ chức cũng phải xác định quy mô sự kiện cần tổ chức là lớn, vừa hay nhỏ. 

Ngoài ra, các vấn đề khác đang tồn tại trong doanh nghiệp mà việc tổ chức sự kiện team building có thể giúp giải quyết phần nào đó có thể kể đến như doanh nghiệp mới thành lập, công ty cần tạo lập văn hóa doanh nghiệp, doanh nghiệp đang cần nâng cao tinh thần làm việc và đoàn kết. 

Tổ chức sự kiện team building - Xác định vấn đề

Việc tổ chức sự kiện team building thành công phụ thuộc vào việc xác định vấn đề của doanh nghiệp. 

Tùy vào quy mô và mục đích riêng của mỗi doanh nghiệp mà nhà tổ chức có thể thiết kế quy mô của sự kiện team building thành như kết hợp với chuyến du lịch 2 ngày 1 đêm, 3 ngày 2 đêm hoặc team building 1 ngày. 

>> Xem thêm: Các chi phí tổ chức gala dinner đầy đủ nhất và cách tiết kiệm nhưng vẫn hiệu quả

3.2 Xác định đối tượng tham gia

Để tổ chức sự kiện team building thành công thì nội dung chương trình phù hợp với đối tượng tham gia là điều cực kỳ quan trọng. Do đó, trước khi lên kế hoạch cho sự kiện team building thì đại diện doanh nghiệp nên xác định kỹ đối tượng tham gia. Doanh nghiệp có thể dựa vào độ tuổi các thành viên trong đoàn, phân loại vào đúng nhóm để có thể góp phần tổ chức sự kiện team building hoàn hảo. 

Tổ chức sự kiện team building - Đối tượng tham gia team building

Đối tượng tham gia càng trẻ thì việc tổ chức sự kiện team building càng sáng tạo. 

Việc xác định độ tuổi và phân loại các thành viên vào đúng nhóm sẽ giúp ban tổ chức dễ dàng chọn lựa các trò chơi và giúp sự kiện team building phát huy hiệu quả nhất có thể. Nếu các trò chơi team building hoặc hình thức tổ chức được lựa chọn không phù hợp, các thành viên trong đoàn dễ cảm thấy chán nản và sự kiện team building có thể không thành công như mong đợi. 

3.3 Xác định thời gian tổ chức sự kiện team building

Thời điểm tổ chức sự kiện team building nên được xác định trước đó ít nhất 1 - 2 tháng để phù hợp với tất cả các điều kiện khác. Việc xác định thời gian sớm sẽ giúp doanh nghiệp có nhiều thời gian để lựa chọn địa điểm tổ chức team building cũng như nơi lưu trú thích hợp với quy mô công ty và ngân sách dành cho sự kiện này. 

Ngoài ra, sự kiện team building tốt nhất để các thành viên có thể bung xõa hết mình nên được tổ chức vào thời điểm công ty không bận quá nhiều dự án quan trọng. Bởi không ai có thể thư giãn, vui chơi hết mình nếu họ cần phải tập trung cho một công việc quan trọng trước mắt. Do vậy, việc xác định thời gian tổ chức sự kiện team building cần phải được cân nhắc kỹ trước khi quyết định. 

enlightened Đi team building:  Tour team building gala dinner 2 ngày 1 đêm Phan Thiết Tà Cú

3.4 Xác định ngân sách cho việc tổ chức sự kiện team building

Điều không thể thiếu trước khi bắt tay vào tổ chức sự kiện team building là xác định ngân sách cho toàn sự kiện. Việc xác định ngân sách nên được thực hiện sau khi xác định hình thức tổ chức. 

Bên cạnh đó, ngân sách cho toàn sự kiện team building cần phải được đảm bảo hết cho các khoản chi phí cần thiết. Một số các khoản chi phí cơ bản mà doanh nghiệp cần biết để tổ chức thành công một sự kiện team building bao gồm: chi phí thuê địa điểm tổ chức team building, chi phí thiết kế và dựng sân khấu, chi phí thuê âm thanh ánh sáng, chi phí thuê nhân sự tổ chức sự kiện, chi phí thuê vũ đoàn, ca sĩ, chi phí cho ẩm thực, chi phí thiết kế in ấn banner, backdrop,... 

Nếu doanh nghiệp lựa chọn hình thức tổ chức sự kiện team building kết hợp với du lịch, nhất là team building bãi biển thì ngân sách thường sẽ cao hơn so với tổ chức team building thông thường. Các khoản chi phí cần thêm dành cho du lịch team building là chi phí di chuyển, chi phí lưu trú, chi phí thuê hướng dẫn viên du lịch,... 

3.5 Chọn nơi lưu trú và các dịch vụ ăn uống

Nếu doanh nghiệp chọn hình thức tổ chức sự kiện team building trong ngày thì chỉ cần chọn dịch vụ ăn uống sau cho hợp với hình thức tổ chức và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm. 

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp muốn tổ chức sự kiện team building theo kiểu kết hợp với du lịch thì cần phải lựa chọn nơi lưu trú cho cả đoàn. Về vấn đề lưu trú, doanh nghiệp nên dựa vào kinh phí và quy mô công ty để chọn nơi ở. 

Tổ chức sự kiện team building - Resort

Resort là địa điểm lưu trú yêu thích khi tổ chức sự kiện team building. 

Nếu doanh nghiệp có quy mô và ngân sách dành cho sự kiện team building lớn thì có thể cân nhắc chọn các khách sạn lớn có tiêu chuẩn từ 3 - 5 sao. Ngược lại, nếu doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì có thể chọn khách sạn nhỏ hoặc có thể chọn các khách sạn từ 3 sao trở lên và ghép vài thành viên ở cùng một phòng. 

Không chỉ vậy, nếu doanh nghiệp tổ chức sự kiện team building du lịch ở bãi biển thì có thể lựa chọn các resort gần biển để dễ dàng tổ chức các trò chơi team building bãi biển.

3.6 Chọn phương tiện di chuyển khi tổ chức sự kiện team building

Tương tự như việc chọn nơi lưu trú và các dịch vụ ăn uống, việc chọn phương tiện di chuyển cho sự kiện team building cũng phải tùy thuộc vào quy mô của doanh nghiệp và kinh phí mà công ty dành cho sự kiện team building. 

Nếu số lượng thành viên tham gia team building hơn 50 người hay thậm chí là hơn 100 người thì phương tiện di chuyển phù hợp và tiết kiệm nhất sẽ là xe khách 45 chỗ. 

Nếu số lượng thành viên trong đoàn chỉ từ 20 - 30 người, doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê loại xe 16 chỗ hoặc xe khách loại 29 chỗ để tiết kiệm chi phí, và tạo sự thoải mái trong quá trình di chuyển. 

Ngoài ra, nếu địa điểm mà doanh nghiệp chọn để tổ chức team building cần thêm các loại phương tiện khác trong khi di chuyển như thuyền, phà, máy bay, cáp treo thì nhà tổ chức nên lưu ý tính toán kỹ về ngân sách để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ, hoàn hảo nhất có thể. 

>> Xem thêm: Team Building Long Hải – Vui chơi biển quên lối về

3.7 Chọn các trò chơi team building sao cho phù hợp với tổ chức

Các trò chơi được xem là phần quan trọng nhất trong chuyến đi bởi nó giúp các thành viên kết nối với nhau nhiều hơn trong quá trình thực hiện trò chơi. Do vậy, các trò chơi cũng cần được chọn cẩn thận để phù hợp với concept sự kiện và thích hợp với nhân viên cũng như văn hóa doanh nghiệp. Các trò chơi phù hợp nhất sẽ giúp giải quyết vấn đề và nhu cầu mà công ty, tổ chức đang gặp phải. 

Tổ chức sự kiện team building - Trò chơi

Doanh nghiệp có thể tổ chức các trò chơi theo concept. 

Mặt khác, việc chọn trò chơi để tổ chức sự kiện team building còn phụ thuộc vào nơi diễn ra sự kiện và địa hình của nơi đó. Các trò chơi team building Việt Nam thường được phân loại theo địa hình biển, núi, công viên, ngoài trời, trong nhà và cũng có thể được phân loại theo concept chương trình như trò chơi kiểu amazing race, trò chơi team building rèn luyện quân đội,... Một số trò chơi team building cụ thể mà du khách nên tham khảo có thể được kể đến như: 

  • Trò chơi team building trong nhà: Vẽ tiếp sức, ô màu khó chơi, chuyền chanh, xây tháp, tam sao thất bản,... 

  • Trò chơi team building ngoài trời: Bánh xe đồng đội, tìm một nửa của bạ, chiếc hài vạn dặm, ai dài hơn, thiên tài vẽ tranh, kéo co, vận chuyển người, bãi mìn, mạng nhện độc,... 

  • Trò chơi team building trí tuệ: Chiến binh kinh doanh, thật hay giả, nối từ, mê cung số, giải cứu đồng đội, bánh xe ma thuật,... 

  • Trò chơi team building bãi biển: Đồng lòng tát biển đông, dẫn thủy nhập điền, vượt xe tăng trên cát, chuyền bóng về đích, cân bằng tuyệt đối, tin tưởng thuyền trưởng,... 

  • Trò chơi team building vui nhộn hoặc trò chơi nhóm 5 người

  • Trò chơi team building kiểu running man: Ăn thức ăn nhanh, thổi giấy, ngậm nước, rơi sticker,... 

3.8 Lên timeline tổ chức chương trình sự kiện team building

Sau khi đã hoàn thành các bước tiền đề như xác định đối tượng tham gia, xác định ngân sách, xác định thời gian và địa điểm tổ chức, doanh nghiệp có thể tiến hành lên timeline tổ chức chương trình sự kiện team building. Tất nhiên, timeline chương trình cũng phải dựa vào các yếu tố khác như thời gian, địa điểm.

Nếu doanh nghiệp tổ chức sự kiện team building 1 ngày thì cần tinh giản timeline với chương trình chính, thời gian ăn uống, thời gian di chuyển và chuẩn bị. 

Tổ chức sự kiện team building - Timeline chương trình

Timeline chương trình cũng là một yếu tố quyết định thành công khi tổ chức sự kiện team building. 

Nếu doanh nghệp tổ chức sự kiện team building kết hợp du lịch trong một vài ngày thì timeline nên được sắp xếp chi tiết xuyên suốt tất cả thời gian diễn ra sự kiện. Trong trường hợp này, nhà tổ chức cần thiết kế timeline càng cụ thể càng tốt. Bởi vì một chuyến team building tuyệt vời là khi tất cả lịch trình được tuân thủ đúng timeline, mà muốn vậy thì timeline phải hợp lý, rõ ràng. 

Timeline cơ bản dành cho chương trình team building một ngày cần có các phần như: tập trung và check in, khởi động và chia đội, chơi các game của chương trình, tổng kết và kết thúc chương trình.

enlightened Đi team building:  Tour Teambuilding 2 ngày 1 đêm Hồ Tràm

3.9 Tiến hành phân công công việc cho nhân sự tham gia tổ chức sự kiện team building

Để tổ chức sự kiện team building thành công mà nhất là các chương trình có quy mô lớn, doanh nghiệp cần khá nhiều nhân sự. Vậy nên có thể nói nhân sự tổ chức chương trình cũng là một trong những yếu tố cốt lõi của sự kiện team building. Doanh nghiệp cần phải suy tính, chuẩn bị trước về mặt nhân sự, điển hình như thuê (nếu cần thiết) và phân công nhân sự các bộ phận.

Thời gian phân công nhân sự nòng cốt để tổ chức team building là khoảng 1 - 2 tháng trước khi sự kiện diễn ra, là thời gian trước khi xác định ngân sách, địa điểm,... cũng như các yếu tố khác. Các nhân sự chi tiết hỗ trợ ở các khâu có thể được lựa chọn và phân công trước khi lập kế hoạch chi tiết, cũng có thể trong lúc xác định các yếu tố cơ bản trên. 

Một số nhân sự cần thiết cho việc tổ chức sự kiện team building mà doanh nghiệp có thể tham khảo: 

  • Nhân sự phụ trách nội dung chương trình: lập kịch bản, sắp xếp thực đơn ăn uống, chọn địa điểm chương trình, chọn nơi lưu trú, chọn phương tiện di chuyển,...

  • Nhân sự chạy sự kiện chính: hướng dẫn viên du lịch (trường hợp sự kiện team building kết hợp với du lịch), MC chính cho sự kiện team building, ban hậu cần,...

Tổ chức sự kiện team building - MC chương trình

MC là nhân sự không thể thiếu khi tổ chức sự kiện team building. 

  • Nhân sự phụ trách setup sân khấu: Liên hệ thiết kế sân khấu, chuẩn bị âm thanh, ánh sáng, chuẩn bị các ấn phẩm như backdrop, băng rôn,...  

  • Nhân sự phụ trách phần chơi team building: Lựa chọn trò chơi, lên kịch bản trò chơi, chuẩn bị dụng cụ trò chơi team building,...  

3.10 Chọn địa điểm tổ chức sự kiện team building 

Địa điểm tổ chức sự kiện team building nên được chọn sao cho phù hợp với ngân sách cũng như tiện cho việc chơi các trò chơi tập thể. Nếu doanh nghiệp dự định tổ chức sự kiện team building trong ngày thì nên chọn các địa điểm không quá xa. Một vài gợi ý về địa điểm tổ chức sự kiện team building gần 2 thành phố lớn của cả nước để các doanh nghiệp có thể tham khảo lựa chọn bao gồm: 

  • Địa điểm tổ chức sự kiện team building gần thành phố Hồ Chí Minh: Khu du lịch Bình Quới, khu du lịch Văn Thánh, khu du lịch Đầm Sen, khu du lịch Suối Tiên,... 

  • Địa điểm tổ chức sự kiện team building gần Hà Nội: Vườn quốc gia Ba Vì (Hà Nội), công viên Yên Sở (Hà Nội), khu đô thị Ecopark (Hưng Yên), Serena Resort (Hòa Bình), khu du lịch Thiên Phú lam (Hà Nội), Thảo Viên Resort (Hà Nội),... 

Tổ chức sự kiện team building - Team building bãi biển

Nhà tổ chức sự kiện team building có thể chọn tổ chức chương trình ở bãi biển. 

Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp tổ chức sự kiện team building kết hợp với chuyến du lịch thì có thể chọn các địa điểm du lịch nổi tiếng. Một số địa điểm du lịch thích hợp tổ chức sự kiện team building mà doanh nghiệp nên tham khảo là: Vũng Tàu, Hồ Cốc (Bà Rịa Vũng Tàu), Mũi Né Phan Thiết (Bình Thuận), Nha Trang (Khánh Hòa), Vịnh Hạ Long (Quảng Ninh), Sầm Sơn (Thanh Hóa),... 

>> Xem thêm: Top 13 địa điểm thích hợp để tổ chức team building biển vào dịp hè

3.11 Lên kịch bản chi tiết nội dung chương trình

Để lên được kịch bản chi tiết dùng khi bắt đầu chạy chương trình, nhà tổ chức cần đảm bảo đã xác định được những yếu tố cốt lõi như đối tượng, timeline hay concept team building.

Về concept team building, doanh nghiệp có thể chọn một trong các loại hình phổ biến sau: team building quân đội, team building ngày hội thể thao, team building bãi biển, team building resort, team building amazing race, team building học sinh,... 

Tùy theo loại hình team building mà doanh nghiệp lựa chọn, người tổ chức sẽ lên kịch bản đúng theo concept đó. Tuy nhiên, khung kịch bản cho team building về cơ bản là khá giống nhau. Do vậy, người tổ chức cũng có thể tham khảo kịch bản có sẵn và dựa vào timeline chuyến đi để bổ sung chi tiết. 

3.12 Chuẩn bị dụng cụ team building

Thời gian gần đây, để các trò chơi team building diễn ra thành công thì không thể thiếu sự hỗ trợ của các dụng cụ. Thế nhưng không phải chương trình team building hay trò chơi nào cũng cần dụng cụ hỗ trợ. Nếu doanh nghiệp chọn các trò chơi đơn giản thì có thể giản lược tối đa dụng cụ hoặc tự chuẩn bị để tiết kiệm kinh phí. 

Tổ chức sự kiện team building - Dụng cụ

Doanh nghiệp nên chuẩn bị trước dụng cụ khi tổ chức sự kiện team building. 

Ngược lại, một số trò chơi buộc nhà tổ chức phải chuẩn bị sẵn các dụng cụ hỗ trợ. Dụng cụ hỗ trợ trò chơi team building rất đa dạng. Một số dụng cụ team building hạng nhẹ mà nhà tổ chức có thể tự chuẩn bị như cờ dây tam giác, cờ lá chuối, cờ đuôi nheo, xô, máng nước, bao bố, dây thừng, bong bóng, bột màu...

Tuy nhiên các dụng cụ hỗ trợ team building khác mà doanh nghiệp nên thuê có thể kể đến như bánh xe khổng lồ, nhà hơi, ống phao, ván gỗ, bục, sàn,... 

Ngoài ra, một trong những dụng cụ hỗ trợ cho team building thêm phần tuyệt vời mà doanh nghiệp nào cũng nên đầu tư đó là áo thun đủ màu theo nhóm. Việc mặc áo thun có màu theo nhóm giúp tinh thần các thành viên hứng khởi hơn khi tham gia vào các trò chơi team building. 

3.13 Thiết kế và in ấn ấn phẩm để tổ chức sự kiện team building

Dù không thuộc nhóm các công việc trọng yếu nhưng thiết kế và in ấn các ấn phẩm là việc không thể thiếu khi tổ chức sự kiện team building. Các ấn phẩm cần được in ấn thường sẽ bao gồm banner, backdrop, cờ đội nhóm,... 

Việc thiết kế nên được tranh thủ làm sớm trước ngày diễn ra sự kiện chính từ 3 - 4 tuần. Bởi các thiết kế cần có thời gian để kiểm duyệt cũng như thời gian in ấn. Do vậy, ngay khi kịch bản chương trình được duyệt thì nhà tổ chức nên bắt tay vào việc thiết kế các ấn phẩm ngay. 

Việc thiết kế sân khấu chỉ nên được chú trọng khi trong sự kiện team building bao gồm cả phần gala dinner. Thế nên nếu doanh nghiệp chỉ muốn tập trung vào các trò chơi tập thể để gắn kết mọi người thì không cần quá đầu tư vào sân khấu. 

>> Xem thêm: Mix trang phục đi teambuilding cực chất dành cho năm 2023!!

3.14 Lên kế hoạch media, truyền thông cho sự kiện team building

Một trong những ý nghĩa mà team building mang lại cho doanh nghiệp là truyền thông và truyền tải văn hóa doanh nghiệp. Do đó, nhà tổ chức sự kiện team building cũng cần một kế hoạch truyền thông hoàn chỉnh do sự kiện. 

Khi đã hoàn thành kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp có thể chọn các dịch vụ ghi hình, chụp ảnh chuyên nghiệp để lưu lại những khoảnh khắc đẹp giữa các thành viên trong công ty. 

3.15 Lập kế hoạch phòng tránh rủi ro, kế hoạch backup

Ở bất kỳ sự kiện nào thì doanh nghiệp cũng cần phải có một kế hoạch backup phòng khi xảy ra rủi ro để đảm bảo sự kiện vẫn diễn ra hoàn chỉnh, việc tổ chức sự kiện team building cũng không ngoại lệ. Trong kế hoạch phòng tránh rủi ro, nhà tổ chức cần có phương án cho tất cả các điều có thể gây khó khăn cho sự kiện team building.

Với việc tổ chức sự kiện team building ngoài trời, doanh nghiệp cần lưu ý thời tiết, địa điểm tổ chức,... Không chỉ liệt kê các vấn đề có thể gặp phải, nhà tổ chức team building còn phải lên kế hoạch cho các phương án thay thế. Một số phương án mà nhà tổ chức team building nên đưa vào kế hoạch back up là: 

  • Dời ngày diễn ra sự kiện nếu thời tiết không tốt

  • Dự tính các địa điểm thay thế nếu trời mưa trong khi đang chơi team building

  • Chọn các trò chơi tập thể khác nếu không thể chơi team building ngoài trời

  • Liên hệ để xác nhận địa điểm tổ chức team building

  • Chuẩn bị trước các dụng cụ sơ cứu y tế và phương án cấp cứu nếu chẳng may có người bị thương

  • Chuẩn bị thiết bị phát điện đề phòng sự cố mất điện 

  • Chọn thuê dịch vụ của các công ty tổ chức team building tại TpHCM

enlightened Đi team building:  Tour Team Building lửa trại Ninh Chữ Vĩnh Hy 3 ngày 2 đêm

3.16 Setup khu vực tổ chức

Trong trường hợp doanh nghiệp tổ chức sự kiện team building kết hợp với gala dinner thì cần setup sân khấu hoành tráng để tôn lên các giá trị của doanh nghiệp. Do vậy, sân khấu nên được thiết kế và hoàn tất trước 1 ngày khi diễn ra sự kiện. 

Tổ chức sự kiện team building - Setup khu vực tổ chức

Setup khu vực tổ chức là một trong những khâu quan trọng khi tổ chức team building. 

Đối với các doanh nghiệp chỉ tập trung vào các trò chơi team building để gắn kết các thành viên, nhất là team building ngoài trời, team building bãi biển thì có thể thiết kế và dựng sân khấu đơn giản. Cụ thể, nhà tổ chức có thể dựng với bục, backdrop sân khấu và trang trí đơn giản và không cần mất quá nhiều thời gian cho việc này. 

3.17 Chạy chương trình dựa trên kịch bản đã lên

Doanh nghiệp càng lớn, quy mô chương trình càng lớn thì việc tổ chức sự kiện team building phải càng kỹ lưỡng. Để đảm bảo mọi thứ trong sự kiện diễn ra một cách hoàn hảo thì nhà tổ chức nên dành thời gian để tổng duyệt trước khi chạy chương trình. 

Tổ chức sự kiện team building - Chạy chương trình

Chạy chương trình là giai đoạn quan trọng nhất khi tổ chức team building. 

Việc này sẽ giúp MC, nhân sự ở các khâu như âm thanh, ánh sáng, hậu cần, văn nghệ phối hợp nhịp nhàng và ăn ý hơn. 

3.18 Đánh giá chương trình

Để giúp doanh nghiệp có thêm nhiều kinh nghiệm có các lần tổ chức sự kiện team building sau, phần đánh giá chương trình nên được xuất hiện trong sự kiện. Thông thường, phần này sẽ nằm ở giai đoạn sau khi hoàn tất các trò chơi team building và trước khi kết thúc sự kiện.

Trong khoảng thời gian thu các ý kiến, góp ý từ thành viên tham gia chương trình thì ban tổ chức cũng có thể tận dụng để tổng hợp điểm trong các trò chơi, sau đó chuẩn bị cho phần trao thưởng. 

Để sự kiện team building phát huy ý nghĩa gắn kết các thành viên trong công ty, nhà tổ chức có thể bổ sung thêm phần nêu cảm xúc của bản thân cũng như gửi những lời tâm tình đến cho đồng đội của mình. 

3.19 Trao thưởng 

Trải qua các trò chơi team building với sự tâm huyết của nhà tổ chức và người chơi, doanh nghiệp nên chuẩn bị các phần thưởng. Các phần thưởng nên được trao cho các đội chơi ăn ý, đoàn kết và nhiệt huyết nhất. Đại diện ban lãnh đạo công ty sẽ là người trao thưởng và phần này nên được diễn ra cuối chương trình. 

Ngoài ra, nhà tổ chức sự kiện team building nên chọn các phần quà gần gũi, hợp ý với nhiều người, không nên tặng các phần quà có phần xa rời thực tế. 

enlightened Đi team building:  Tour Team Building Vũng Tàu 2 ngày 1 đêm

3.20 Kiểm tra khi kết thúc chương trình team building

Sau khi kết thúc chương trình team building, nhà tổ chức cần phải kiểm tra kỹ về dụng cụ thuê, chi phí thanh toán ăn uống, lưu trú, di chuyển, địa điểm. Sau cùng, cả đoàn cũng đừng quên dọn vệ sinh sạch sẽ địa điểm tổ chức sự kiện team building trước khi rời khỏi đó. 

Trên đây là các thông tin cơ bản và 20 bước chi tiết để tổ chức sự kiện team building. Nếu doanh nghiệp không muốn mất quá nhiều thời gian hoặc không đủ nhân sự để lên kế hoạch và tổ chức một sự kiện team building hoành tráng thì có thể chọn dịch vụ tổ chức team building từ Vietnam Booking để mang lại trải nghiệm tốt nhất cho các thành viên của mình. Để nhận được báo giá tốt nhất, quý khách có thể liên hệ trực tiếp đến hotline 1900 3398 và trao đổi cùng nhân viên tư vấn.

Tư vấn tour đi team building miễn phí

1280 lượt xem | khanhvan
Liên hệ qua Zalo Liên hệ qua messenger Liên hệ qua Whatsapp