Các chi phí tổ chức gala dinner đầy đủ nhất và cách tiết kiệm nhưng vẫn hiệu quả

Trong những năm gần đây, hầu như công ty nào cũng có ít nhất một buổi gala dinner mỗi năm. Đây là dịp quan trọng không chỉ để gặp gỡ kết nối các thành viên và các bộ phận trong công ty, mà còn là dịp để công ty thể hiện vai trò cũng như truyền tải và nhắc lại văn hóa doanh nghiệp. Trong dịp này, chi phí tổ chức gala dinner là điều mà doanh nghiệp hoặc tổ chức nào cũng quan tâm. Bài viết này sẽ tổng hợp các khoản chi phí cần thiết cho một bữa tiệc gala dinner và những cách tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả. 

1. Gala dinner là gì?

Có thể hiểu gala dinner là một chương trình sự kiện được tổ chức bởi một công ty, tổ chức vào một dịp đặc biệt nào đó của công ty, tổ chức đó nhằm tôn vinh sự thành công của một dự án, khen thưởng tập thể, cá nhân,... Gala dinner thường được tổ chức vào buổi tối và cũng thường được kết hợp vào tiệc tất niên, tiệc tổng kết năm của công ty hoặc tổ chức đó. 

Gala dinner thường được tổ chức vào những dịp đặc biệt. 

Gala dinner cũng được xem là một dịp quan trọng, mang nhiều ý nghĩa quan trọng với công ty. Các ý nghĩa mà một buổi gala dinner có thể mang đến cho tổ chức đó là:

• Gắn kết nội bộ và thúc đẩy tinh thần của nhân viên: Gala dinner sẽ là một dịp hoàn hảo để tất cả các nhân viên trong công ty cùng nhau gặp mặt, trò chuyện giao lưu, nhất là các công ty lớn, có nhiều nhân viên, nhiều phòng ban. Không chỉ giúp các nhân viên trong công ty có thể chia sẻ, động viên lẫn nhau, buổi gala dinner còn có thể kịp thời thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Đây là một lợi ích rất đáng để công ty đầu tư chi phí tổ chức gala dinner hay chi phí tổ chức workshop vì để vận hành một công ty hay một tổ chức tốt thì nhân sự là yếu tố cốt lõi. 

• Quảng bá hình ảnh và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, đối tác: Khi đầu tư chi phí tổ chức gala dinner, công ty, tổ chức sẽ thấy được kết quả tốt khi hình ảnh của công ty đẹp hơn trong mắt của khách hàng hay đối tác. Từ đó giúp công ty mở rộng và thắt chặt các mối quan hệ có ích cho sự phát triển trong tương lai. 

• Xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp: Đây là yếu tố không thể nhìn thấy trong thời gian gần nhưng cực kì quan trọng cho hình ảnh và sự phát triển lâu dài của công ty, tổ chức. Do vậy, công ty không nên vì sợ tốn kém mà không đầu tư chi phí tổ chức gala dinner. 

>> Xem thêm: Tổ chức gala cuối năm – buổi tiệc gắn kết tinh thần đồng đội

2. Các chi phí tổ chức gala dinner cần thiết cho một buổi tiệc hoàn hảo 

2.1 Chi phí tổ chức gala dinner khoản ăn uống

Tùy theo quy mô của từng công ty/tổ chức mà mỗi buổi gala dinner sẽ có tổng chi phí khác nhau. Nếu công ty/tổ chức có quy mô từ trung bình đến lớn thì mức chi phí ăn uống mà doanh nghiệp phải chi vào tổng chi phí tổ chức gala dinner sẽ không nhỏ. 

Menu bữa ăn là một vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ trước khi chọn. 

Thông thường một phần ăn của gala dinner sẽ rơi vào khoảng 250.000/người. Do đó, nếu doanh nghiệp, tổ chức nhỏ ít người thì khoản ăn uống trong tổng chi phí tổ chức gala dinner sẽ không quá đắt. Tuy nhiên, nếu buổi tiệc tối này có nhiều người tham gia với quy mô từ vài chục đến hàng trăm người thì chi phí ăn uống có thể chiếm đến 40% tổng chi phí tổ chức gala dinner. 

Ngoài ra, chi phí tổ chức gala dinner riêng khoản ăn uống còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như chất lượng món ăn, thương hiệu thực phẩm hay hình thức món ăn như được phục vụ hay tiệc buffet. 

2.2 Chi phí tổ chức gala dinner khoản thuê địa điểm 

Hầu hết các chủ cho thuê địa điểm tổ chức gala dinner đều yêu cầu khách hàng phải đặt cọc khi thuê địa điểm tổ chức tiệc. Chi phí đặt cọc thường là 50% hoặc tùy vào giá mà chủ địa điểm thuê đưa ra. Phần còn lại của chi phí đặt cọc sẽ được thanh toán sau khi bữa tiệc kết thúc. 

Tương tự với chi phí ăn uống, chi phí thuê địa điểm cũng sẽ phụ thuộc phần lớn vào quy mô tổ chức và số lượng người tham gia. Nếu gala dinner được tổ chức với mục đích liên hoan cuối năm dành cho nội bộ công ty thì có thể thuê địa điểm nhỏ phù hợp với số lượng nhân viên trong công ty.

Nếu buổi tiệc tối được tổ chức với mục đích gặp gỡ, tri ân đối tác, khách hàng thì doanh nghiệp nên tổ chức ở nơi có không gian rộng rãi, hoành tráng hơn. Đương nhiên, chi phí thuê cũng sẽ cao hơn. 

Tổ chức gala dinner ngoài trời là xu hướng mới hiện nay. 

Một yếu tố quan trọng khác ảnh hưởng nhiều đến tiền thuê địa điểm trong chi phí tổ chức gala dinner là địa lý vị trí của địa điểm tổ chức gala dinner. Nếu du khách chọn tổ chức gala dinner ở những địa điểm nổi tiếng, ở khu vực dân cư đông đúc, ở trung tâm thành phố thì chi phí sẽ đắt hơn nhiều so với các địa điểm ít nổi tiếng và ở vùng ven. Chi phí thuê địa điểm thường sẽ chiếm khoảng 20 - 30% tổng chi phí tổ chức gala dinner. 

>> Xem thêm: Kế hoạch tổ chức gala dinner “sang – xịn – mịn” đầy ấn tượng

2.3 Chi phí tổ chức gala dinner khoản thuê trang thiết bị 

Trang thiết bị là một trong những yếu tố không thể thiếu trong buổi gala dinner, đặc biệt là những công ty lớn hoặc các buổi tiệc phải đón tiếp khách hàng, đối tác. Doanh nghiệp chắc hẳn cũng không muốn hình ảnh của công ty trở nên không đẹp trong mắt của các đối tác khi tổ chức gala dinner mà không có sân khấu, âm thanh, ánh sáng hoặc với dàn âm thanh không chất lượng. 

Đây cũng là một khoản chi có giá ngang bằng với khoản thuê địa điểm. Tuy nhiên, chi phí thuê trang thiết bị cũng sẽ khác nhau tùy vào quy mô điều kiện của công ty tổ chức gala dinner. 

Chi phí tổ chức gala dinner sẽ bao gồm 1 phần cho trang thiết bị. 

Cụ thể, nếu doanh nghiệp tổ chức gala dinner ở địa điểm đã có sẵn sân khấu, thiết bị, âm thanh, ánh sáng thì chi phí này sẽ được tính luôn vào chi phí thuê địa điểm. Nếu doanh nghiệp dự định tổ chức gala dinner ở địa điểm trong nhà chưa có sẵn các thiết bị trên thì phải đầu tư thêm một khoản cho trang thiết bị trong tổng chi phí tổ chức gala dinner.

Đặc biệt, khi doanh nghiệp tổ chức gala dinner ở không gian bên ngoài thì chi phí to chức sự kiện ngoài trời cho các trang thiết bị còn cao hơn nữa do các thiết bị cần phải được đảm bảo tốt dưới mọi điều kiện thời tiết.

Các trang thiết bị cần thiết cho buổi tối gala dinner gồm có:

2.3.1 Sân khấu 

Sân khấu không hẳn là yếu tố quan trọng nhất, nhưng là yếu tố không thể thiếu trong bất kì buổi tiệc gala dinner nào. Hầu hết trong các buổi tiệc gala dinner sân khấu đều được đặt ở giữa, trung tâm của tiệc đó. Thông thường, tất cả các phần phát biểu, tiết mục văn nghệ, trò chơi vui nhộn hay các phần trao giải thưởng đều sẽ được diễn ra trên sân khấu này. 

Tùy vào kinh phí mà doanh nghiệp có thể thiết kế sân khấu phù hợp. 

Tùy vào độ quy mô của doanh nghiệp mà sân khấu có thể lớn hoặc nhỏ. Với các doanh nghiệp có quy mô trên 100 người thì sân khấu cũng phải lớn để có thể cân được sức nặng của nhiều người khi biểu diễn, khi chụp ảnh tập thể cũng như đảm bảo sự thẩm mỹ khi nhìn lên sân khấu. 

Ngoài ra, nhà tổ chức cũng có thể cân nhắc với việc thiết kế sân khấu ngoài trời khi tổ chức team building biển. 

 Tổ chức gala dinner:  Tour team building gala dinner 2 ngày 1 đêm Phan Thiết Tà Cú

2.3.2 Âm thanh và ánh sáng

Nếu sân khẩu là yếu tố không thể thiếu thì âm thanh ánh sáng cũng là các yếu tố không thể bỏ qua.

Ngoài việc đảm bảo chất lượng âm thanh sao cho không bị rè, nhỏ hay gặp trục trặc trong suốt quá trình diễn ra gala dinner dù là tiệc trong nhà hay ngoài trời thì chọn dàn âm thanh ánh sáng theo quy mô cũng là điều mà doanh nghiệp cần chú ý. 

Với chương trình gala dinner có quy mô nhỏ (số lượng người tham gia trong khoảng từ 10 - 20 người) thì doanh nghiệp có thể sử dụng dàn loa kéo nhỏ thông thường cho phù hợp và tiết kiệm chi phí. 

Âm thanh ánh sáng là những yếu tố không thể thiếu trong bảng chi phí tổ chức gala dinner. 

Với chương trình gala dinner có quy mô lớn (số lượng người tham gia từ 100 người trở lên) thì doanh nghiệp nên đầu tư chi phí tổ chức gala dinner cho dàn âm thanh công suất lớn. Âm thanh chất lượng sẽ giúp cho các tiết mục, vui chơi được trọn vẹn hơn, nhất là với không gian lớn dành cho nhiều người. 

2.3.3 Màn hình LED

Doanh nghiệp đã quyết định đầu tư buổi gala dinner hoành tráng, có sân khấu, có âm thanh ánh sáng hoành tráng thì màn hình LED cũng cần được chú ý. Màn hình LED nên được chọn sao cho cân xứng với sân khấu. Doanh nghiệp lưu ý nên tránh trường hợp bố cục bị lệch như sân khấu nhỏ hơn so với màn hình LED hoặc sân khấu to hơn nhiều so với màn hình LED. 

Một điểm cần lưu ý nữa là đại diện doanh nghiệp nên kiểm tra chất lượng màn hình LED khi quyết định thuê. Điều này sẽ đảm bảo cho việc trình chiếu các hình ảnh, video về doanh nghiệp được sắc nét và màu sắc hình ảnh cũng được đẹp nhất. Vậy nên có thể nói rằng màn hình LED là một khoản rất cần thiết trong chi phí tổ chức gala dinner. 

>> Xem thêm: Các trò chơi team building cho công ty cực chất trong năm 2023

2.3.4 Chi phí tổ chức gala dinner phần nhân sự 

Để tổ chức buổi gala dinner hoàn chỉnh thì không thể thiếu dàn nhân sự chỉn chu. Không chỉ vậy, đối với các buổi gala dinner có quy mô lớn, nhất là tiệc của các thương hiệu nổi tiếng thì càng phải đầu tư nhân sự. Nhân sự thuê ngoài mà doanh nghiệp cần phải chi khoản tiền trong chi phí tổ chức gala dinner có thể kể đến là:

• MC: là người dẫn chương trình theo kịch bản được soạn sẵn. MC nhiều kinh nghiệm sẽ giúp cho buổi tiệc diễn ra đúng chủ đề, đúng mục đích và giữ lửa vui nhộn cho suốt chương trình. Tuy nhiên, MC nhiều kinh nghiệm thì giá thuê cho gala dinner hay giá team building thường không rẻ. Thế nhưng để đảm cho chương trình diễn ra được hoàn hảo thì doanh nghiệp nên đầu tư chi phí tổ chức gala dinner để thuê MC có kinh nghiệm. 

• Ca sĩ, vũ đoàn: Một buổi tiệc tối sẽ cực kì sôi động và cảm xúc nếu doanh nghiệp thuê được những nhân sự văn nghệ chất lượng. Đặc biệt, quy mô doanh nghiệp càng lớn, gala dinner càng hoành tráng thì ca sĩ, vũ đoàn càng là yếu tố không thể bỏ qua. 

Chương trình không thể thiếu chi phí nhân sự trong tổng chi phí tổ chức gala dinner. 

• Nhân sự hỗ trợ: Gala dinner sẽ không thể thành công nếu thiếu đi dàn nhân sự hỗ trợ cho các hoạt động của chương trình. Nhân sự hỗ trợ sẽ đảm nhiệm các công việc như set up âm thanh ánh sáng, chuẩn bị backdrop, liên hệ với các nhân sự khác. 

• Nhân sự điều hành chương trình: Đây có thể được xem là nhân sự chủ chốt để đảm bảo chương trình diễn ra đúng kịch bản. Người này sẽ phân bổ công việc cho các nhân sự, các bộ phận khác để gala dinner được diễn thành công. 

2.3.5 Chi phí tổ chức gala dinner phần khen thưởng

Với những buổi gala dinner nhằm mục đích tổng kết khen thưởng sau thành công của một dự án hoặc tổng kết cuối năm thì chắc chắn chi phí tổ chức gala dinner sẽ phải bao gồm phần khen thưởng. 

Doanh nghiệp có thể chọn một hoặc đa dạng hình thức khen thưởng dành cho các thành viên trong công ty. Các hình thức khen thưởng phổ biến thường thấy là khen thưởng bằng hiện vật (quà tặng gala dinner, sản phẩm công ty) hoặc hiện kim (tiền). Nhưng dù là hình thức nào thì doanh nghiệp cũng nên dự trù sẵn các phần thưởng cho nhân viên để tạo động lực và tiếp tục cống hiến cho công ty. 

 Tổ chức gala dinner:  Du lịch Ninh Chữ – Tour Teambuilding Gala Dinner 2 ngày 1 đêm

2.3.6 Chi phí tổ chức gala dinner phần media và thiết kế in ấn

Một trong những khoản tuy nhỏ nhưng không thể thiếu đó là khoản dành cho các thiết kế, ấn phẩm. Doanh nghiệp muốn tổ chức gala dinner phải chuẩn bị backdrop, standee và photoboot chụp ảnh. Các sản phẩm online, video trình chiếu cũng cần phải được doanh nghiệp đầu tư để… 

Bên cạnh chi phí thiết kế và in ấn thì chi phí cho phần media cũng là điều mà các công ty lớn nên quan tâm. Chi phí media là khoản dùng để quảng bá, truyền thông buổi gala dinner của công ty. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng một hình ảnh đẹp, chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. 

2.3.7 Chi phí tổ chức gala dinner phần phát sinh

Trong bất kỳ sự kiện nào cũng đều cần có chi phí phát sinh trong kế hoạch. Khoản chi phí này thường sẽ bao gồm các khoản đề phòng phát sinh như địa điểm thuê tăng giá, thực đơn thay đổi giá, chi phí hỗ trợ, cần tăng thêm nhân sự điều hành đêm gala hay tăng phí do mùa cao điểm. Do vậy, người tổ chức không thể thiếu khoản chi phí này trong bảng chi phí to chức sự kiện. 

3. Cách tiết kiệm chi phí tổ chức gala dinner

Với các công ty có ngân sách thấp dành cho gala dinner thì doanh nghiệp cần lên kế hoạch rõ ràng chi tiết. Để tổ chức thành công một tiệc gala dinner ấn tượng mà vẫn tiết kiệm, doanh nghiệp cần phải có chiến thuật chặt chẽ. Một số khoản mà doanh nghiệp có thể lên kế hoạch tiết kiệm chi phí tổ chức gala dinner có thể kể đến như sau: 

3.1 Mặc cả chi phí mặt bằng 

Như đã nêu trên, chi phí mặt bằng sẽ chiếm khoảng ⅕ - ⅓ tổng chi phí tổ chức gala dinner. Do vậy để giảm tổng chi phí thì điều đầu tiên là giảm chi phí mặt bằng. Doanh nghiệp nên tìm hiểu trước về địa điểm tổ chức sự kiện, giá cả và các chương trình giảm giá. 

Nếu địa điểm tổ chức sự kiện không có chương trình khuyến mãi tại thời điểm đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc để “mặc cả” giá thuê địa điểm. Giảm giá thuê địa điểm sẽ giúp tổng chi phí tổ chức gala dinner tiết kiệm hơn mà vẫn có thể thuê được địa điểm ưng ý. 

Tùy vào độ lớn nhỏ và độ hoành tráng của mặt bằng mà doanh nghiệp có thể mặc cả để tiết kiệm chi phí mặt bằng. 

Nếu doanh nghiệp tổ chức gala dinner vào thời gian cao điểm như tất niên cuối năm thì khả năng mặc cả chi phí mặt bằng thành công là rất thấp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp nên lên kế hoạch và liên hệ đặt chỗ sớm để được chỗ đẹp và giảm bớt chi phí thuê địa điểm.  

>> Xem thêm: Những địa điểm cực đỉnh được nhà tổ chức team building lựa chọn

3.2 Giảm chi phí ăn uống

Chi phí ăn uống là chi phí chiếm phần nhiều trong tổng chi phí tổ chức gala dinner nhưng cũng là khoản mà doanh nghiệp có thể dễ dàng tiết kiệm nhất. Tùy theo quy mô mà doanh nghiệp có thể chuẩn bị thức ăn ít hay nhiều. 

Doanh nghiệp có thể giảm chi phí ăn uống bằng cách dùng hình thức buffet thay cho hình thức ngồi ăn theo bàn truyền thống. Ngoài ra, hạn chế dùng các thực phẩm, đồ ăn nước uống có thương hiệu nổi tiếng, đắt tiền cũng giúp doanh nghiệp giảm chi phí tổ chức gala dinner. 

3.3 Giảm chi phí âm thanh ánh sáng 

Với những buổi gala dinner có quy mô tầm trung và lớn thì âm thanh ánh sáng cần phải chất lượng để cho thấy sự hoành tráng của buổi tiệc. Tuy nhiên, độ hoành tráng của các trang thiết bị âm thanh ánh sáng còn phụ thuộc vào các tiết mục văn nghệ và kịch bản chương trình. 

Nếu các tiết mục văn nghệ trong kịch bản chương trình không quá nhiều thì doanh nghiệp có thể cân nhắc chọn các trang thiết bị âm thanh ánh sáng vừa tầm để góp phần tiết kiệm chi phí về khoản này. 

 Tổ chức gala dinner:  Tour Long Hải teambuilding Gala Dinner 2 ngày 1 đêm

3.4 Giảm chi phí thuê nhân sự

Nếu doanh nghiệp mong muốn tổ chức một buổi tiệc gala dinner đơn giản tiết kiệm nhưng vẫn đầy đủ ý nghĩa thì có thể xem xét giảm chi phí thuê nhân sự. Trong các nhân sự của tiệc gala dinner, doanh nghiệp chỉ nên cắt giảm chi phí thuê nhân sự ở những vị trí không quá quan trọng, còn những nhân sự ở vị trí chủ chốt thì vẫn cần phải được đầu tư chi phí để đảm bảo buổi tiệc được diễn ra hoàn chỉnh. 

Các vị trí mà doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí trong tiệc gala dinner là: 

• Ca sĩ, vũ đoàn: Các nhân viên trong doanh nghiệp cũng có thể biểu diễn văn nghệ góp vui cho đêm tiệc gala

• Nhân viên điều hướng: Ở những gala dinner hoặc sự kiện lớn thường sẽ có nhiều cộng tác viên điều hướng nhằm giúp du khách có thể đến được sảnh diễn ra tiệc. Nếu muốn tiết kiệm chi phí tổ chức gala dinner doanh nghiệp có thể giảm bớt chi phí thuê nhân viên điều hướng. 

• Nhân viên phục vụ: Nếu doanh nghiệp tổ chức tiệc gala dinner theo hình thức ăn buffet thì có thể giảm số lượng nhân viên phục vụ để thêm tiết kiệm chi phí tổ chức gala dinner. 

Trên đây là những thông tin về chi phí tổ chức gala dinner và các cách để tối ưu chi phí đó, giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền nhưng vẫn đảm bảo gala dinner được diễn ra tốt đẹp, đầy đủ ý nghĩa. Nhà tổ chức có thể tham khảo bảng giá chi phí to chức sự kiện trước khi quyết định. Nếu doanh nghiệp cũng đang có kế hoạch cho một buổi tiệc gala dinner chuyên nghiệp, giá rẻ thì đừng chần chừ liên hệ ngay với Vietnam Booking theo hotline 1900 3398 để được tư vấn và nhận ngay các ưu đãi khủng.