Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài sử dụng tại Việt Nam

Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài là một thủ tục phức tạp, trải qua nhiều quy trình. Vì vậy mà người làm thủ tục này cần rất nhiều thời gian để hợp pháp hóa, giúp những tài liệu nước ngoài được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Một số người nước ngoài không biết làm thế nào để hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, không biết bắt đầu từ đâu và làm việc với cơ quan nào để có thể hoàn thiện những tài liệu theo yêu cầu. Nếu cũng đang băn khoăn về vấn đề này, bạn đừng bỏ lỡ những thông tin bên dưới.

THỰC HIỆN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ KHI NÀO?

Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài được yêu cầu thực hiện khi người ngoại quốc thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài, làm kinh doanh, bổ sung ngành nghề kinh doanh công ty có vốn đầu tư nước ngoài, thay đổi giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc làm việc tại Việt Nam,… cần xuất trình giấy tờ nước ngoài cho cơ quan thẩm quyền hoặc các đối tác cần thiết nhằm ỗ trợ cho hoạt động công việc theo yêu cầu.

Khi cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài nhanh chóng, bạn hãy liên hệ Vietnam Booking qua hotline: 1900 3498 để nhận tư vấn hoàn toàn miễn phí và được hướng dẫn, hỗ trợ trọn gói.

THỦ TỤC HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ GIẤY TỜ NƯỚC NGOÀI

Có rất nhiều người nước ngoài không biết làm cách nào để hợp pháp hóa lãnh sự các tài liệu nước ngoài theo yêu cầu bởi quy trình này khá rườm rà, trải qua nhiều bước. Đồng thời đòi hỏi đương đơn phải am hiểu thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cũng như các quy định hợp pháp hóa của cơ quan thẩm quyền Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài là thủ tục bắt buộc. (Ảnh: Internet)

Theo quy định, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự cho người nước ngoài sẽ trải qua những bước như sau:

Bước 1: Những văn bản được cấp bởi cơ quan, tổ chức nước ngoài muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, trước tiên những tài liệu này phải được chứng thực tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của nước ngoài – nơi các văn bản này được ban hành.

Bước 2: Các văn bản công chứng sau đó phải được xác nhận của cơ quan ngoại giao của nước nơi mà các văn bản được ban hành. Lúc này có 2 trường hợp xảy ra:

Trường hợp 1: Giấy tờ được chứng nhận bởi Cơ quan đại diện ngoại giao thẩm quyền tại quốc gia nơi mà những văn bản đó đã được ban hành. Nếu thuộc trường hợp này, bạn thực hiện tiếp ở trường hợp 2 của bước 3.

Trường hợp 2: Ở trường hợp 2, các văn bản được hoàn thành ở bước 1 có sẵn tại Việt Nam. Lúc này, giấy tờ nước ngoài của bạn có thể được xác định bởi bộ phận ngoại giao nằm ở Việt Nam trong trường hợp: Chữ ký của công chứng viên ở bước 1 đã được đăng ký với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam; Tái chứng nhận chữ ký (đối với trường hợp 1 – bước 2): Trường hợp này, tài liệu nước ngoài đã hoàn thành nhưng chưa được Đại sứ quán Việt Nam tại nước sở tại xác nhận. Vì vậy bước tiếp theo bạn cần làm theo hướng dẫn ở trường hợp 2 của bước 3.

*Lưu ý: Một số cơ quan đại diện ngoại giao của nước ngoài không được trao quyền để thực hiện việc chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam, cụ thể như Anh, Mỹ, Trung Quốc, Italia,… Vì vậy, hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp nước ngoài hoặc các tài liệu nước ngoài khác cần được thực hiện trực tiếp tại quốc gia mà bạn mang quốc tịch.

Riêng với Mỹ, quy trình này có thêm một bước nữa, đó là người đứng đầu nội các của Tiểu bang sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của công chứng viên trong tiểu bang đó, sau đó là Bộ Ngoại giao Mỹ sẽ xác nhận chữ ký và con dấu của người đứng đầu nội các tiều bang. Đối với Hàn Quốc, bước này sẽ được bỏ qua bởi văn phòng công chứng của Hàn Quốc kiêm chứng năng của cơ quan ngoại giao.

Bước 3: Văn bản công chứng có xác nhận của cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam cũng được chia thành 2 trường hợp. Trước khi thực hiện theo hướng dẫn ở bước 3, bạn nhớ đọc kỹ các thông tin ở bước 2 nhé.

Trường hợp 1: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại nước mà tài liệu nước ngoài của đương đơn được ban hành. Cụ thể là Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại. Trường hợp này áp dụng khi bạn hoàn thành trường hợp 1 của bước 2.

Trường hợp 2: Chứng nhận của cơ quan đại diện ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam đặt tại Việt Nam, tên là Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội (tiếp nhận và xử lý hồ sơ từ Thừa Thiên Huế trở ra) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (xử lý hồ sơ từ khu vực Đà Nẵng trở vào). Trường hợp này chỉ áp dụng khi bạn hoàn thành ở trường hợp 2 của bước 2.

>>> Xem thêm: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự

Các tài liệu nước ngoài muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam cần phải hợp pháp hóa lãnh sự. (Ảnh: Internet)

*Lưu ý: Có một số quốc gia không có cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam. Vì vậy các tài liệu nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được chuyển giao cho cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước thứ ba (nếu cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước đó được giao chịu trách nhiệm về việc hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài).  

Trong trường hợp quốc gia nước ngoài không đặt quan hệ ngoại giao với Việt Nam và cũng không có cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước thứ ba thì các tài liệu được phát hành tại các quốc gia đó sẽ không hợp pháp hóa lãnh sự.

Trường hợp một quốc gia có cơ quan ngoại giao tại Việt Nam (Ví dụ: Lãnh sự quán Anh, Đại sứ quán tại Việt Nam), các tài liệu nước ngoài lúc này có thể được tái xác nhận của cơ quan ngoại giao tại ở Việt Nam và sau đó có xác nhận của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam - Cục Lãnh sự có trụ sở tại Hà Nội (từ Thừa Thiên Huế trở ra Bắc) và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh (từ Đà Nẵng trở vào Nam) hợp pháp hoá lãnh.

Bước 4: Ở bước này, các tài liệu sau khi được xác nhận cần dịch thuật ra tiếng Việt và chứng nhận bản dịch tại phòng Tư pháp của Ủy bân nhân dân tỉnh/ thành phố (nơi đóng trụ sở chính của công ty bảo lãnh bạn) trước khi trình cơ quan thẩm quyền của Việt Nam tiếp nhận.

THỜI GIAN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ TÀI LIỆU NƯỚC NGOÀI

Khi đã nhận đầy đủ và hợp lệ các giấy tờ, cơ quan thẩm quyền sẽ xem xét hồ sơ và tiến hành giải quyết yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự cho người nước ngoài trong khoảng 01 ngày làm việc, không tính ngày nghỉ cuối tuần, lễ Tết. Nếu hồ sơ có trên 10 giấy tờ, thời gian xét duyệt có thể kéo dài từ 5 – 7 ngày làm việc.

Đến ngày hẹn nhận kết quả, bạn mang theo giấy biên nhận đến nhận kết quả hoặc nhận kết quả qua đường bưu điện (nếu đăng ký từ trước).

LÀM CÁCH NÀO ĐỂ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ NHANH NHẤT?

Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ nước ngoài phức tạp, tiêu tốn nhiều thời gian, tiền bạc và công sức của người thực hiện. Nếu không có kinh nghiệm trong lĩnh vực này, bạn có thể mất từ 1 – 2 tháng để thực hiện, thậm chí lâu hơn nếu không biết phải bắt đầu từ đâu và làm những thủ tục gì.

Vietnam Booking, công ty dịch vụ visa uy tín, chuyên các dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu nước ngoài, xin công văn nhập cảnh, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, làm visa cho người nước ngoài nhập cảnh Việt Nam,… Với kiến thức chuyên môn sâu rộng cùng đội ngũ chuyên viên lành nghề sẵn sàng tư vấn, cung cấp các giải pháp chuyên môn giúp bạn hợp pháp hóa các tài liệu nước ngoài nhanh chóng, tiết kiệm nhất.

Nếu không đăng ký dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, bạn cũng có thể để lại thông tin vào ô bên dưới hoặc gọi hotline: 1900 3498 để được Vietnam Booking tư vấn hoàn toàn miễn phí và giải đáp chi tiết mọi thắc mắc. Vietnam Booking hân hạnh được đồng hành cùng bạn trên bước đường hợp pháp hóa các tài liệu nước ngoài!