Mẫu thư mời công tác nước ngoài mới nhất 2024: Hướng dẫn chi tiết, đầy đủ

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, việc đi công tác nước ngoài đã trở thành hoạt động thường xuyên của nhiều doanh nghiệp. Để quá trình xin visa diễn ra thuận lợi, thư mời công tác đóng vai trò vô cùng quan trọng. Vậy làm thế nào để soạn thảo một mẫu thư mời công tác nước ngoài chuyên nghiệp, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của cơ quan lãnh sự? Vietnam Booking sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết để hoàn thành thủ tục này.

Mẫu thư mời công tác là gì? Vai trò thư mời công tác khi xin visa

Mẫu thư mời công tác nước ngoài là một loại giấy tờ quan trọng, thường được sử dụng để xin visa đi công tác tại các quốc gia khác. Đây là một trong những bằng chứng quan trọng chứng minh mục đích chuyến đi của bạn là hợp pháp và có lý do chính đáng. Tài liệu này giúp thuyết phục cơ quan lãnh sự rằng bạn có một mục đích rõ ràng cho chuyến đi và sẽ quay trở lại đất nước của mình sau khi hoàn thành công việc.

Mẫu thư mời công tác nước ngoài đầy đủ, chính xác theo quy định mới nhất.

Vai trò của thư mời công tác khi xin visa:

• Mục đích chuyến đi: Thư mời xác nhận rõ ràng mục đích đương đơn sang nước ngoài để công tác, làm việc với đối tác, tham gia hội nghị, triển lãm... Điều này giúp cơ quan lãnh sự đánh giá cao tính chính đáng của chuyến đi.
• Mối quan hệ với bên mời: Thư mời thể hiện mối quan hệ hợp tác làm ăn giữa hai công ty.
• Bảo đảm tài chính: Thư mời thường đi kèm với thông tin về việc bên mời sẽ chịu trách nhiệm về chi phí ăn ở, đi lại của đương đơn trong thời gian lưu trú.
• Lịch trình cụ thể: Thư mời thường nêu rõ thời gian bắt đầu và kết thúc chuyến đi, các hoạt động chính bạn sẽ tham gia. Đây cũng là cơ sở giúp cơ quan lãnh sự nắm rõ lịch trình của bạn và đánh giá khả năng đương đơn sẽ rời khỏi nước đó đúng hạn.

Nội dung cần có trong thư mời công tác nước ngoài

Thư mời công tác nước ngoài là một trong những loại giấy tờ quan trọng khi bạn muốn sang một quốc gia khác để làm việc hoặc tham dự các sự kiện. Vậy, một mẫu thư mời công tác hoàn chỉnh cần bao gồm những thông tin gì? Theo đó, nội dung chính của một thư mời công tác thường bao gồm:

• Thông tin về công ty mời: Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, số đăng ký kinh doanh.
• Thông tin về người được mời: Họ tên, quốc tịch, ngày sinh, số hộ chiếu, chức vụ.
• Mối quan hệ giữa hai công ty: Mô tả ngắn gọn về mối quan hệ hợp tác giữa hai công ty.
• Mục đích chuyến đi: Nêu rõ lý do bạn được mời sang công tác, ví dụ: tham dự hội nghị, đào tạo, ký kết hợp đồng.
• Thời gian dự kiến: Thời gian bắt đầu và kết thúc chuyến đi.
• Chi phí chuyến đi: Ai sẽ chịu trách nhiệm chi trả các chi phí trong chuyến đi.
• Chữ ký và con dấu của doanh nghiệp/tổ chức mời.

Tham khảo mẫu thư mời đi công tác nước ngoài đúng chuẩn

Dưới đây là mẫu thư mời công tác nước ngoài mà Vietnam Booking soạn thảo để bạn tham khảo:

LETTER OF INVITATION

To: the Chinese Consulate

We would like to invite the following individual to undertake a business trip to China.

Name (as appears in passport): Nguyen Minh Hung

Gender: Male

Date of Birth: 1979-05-01

Nationality: Vietnam

Passport Number: 7654321

Mr. Hung is the General Manager of 123 Company. During his visit, he will [Explain the Business Activities to Be Undertaken]. Mr. Hung will arrive in [Arrival City] on [Arrival Date] and remain for approximately [Number of Days]. His China itinerary includes [Names of all cities to visit] and leave China on [Departure Date].

As Mr. Hung is expected to make several trips to China in the near future, we would appreciate it if you could issue him a multiple entry business visa.

Mr. Hung's company will be financially responsible for his visit, including round-trip international airfare, room and board, and other travel expenses.

If you have any queries, please don't hesitate to get in touch.

Sincerely,

[Name and Signature of inviter]

[Inviter’s Job Title]

[Inviter’s address]

[Inviter’s direct phone number and email address]

[Inviting company’s official seal]

Tải ngay mẫu thư mời xin visa công tác nước ngoài tại đây.

​Lưu ý:

• Mẫu thư mời công tác nước ngoài bên trên chỉ mang tính chất tham khảo. Nội dung cụ thể của thư mời sẽ tùy thuộc vào yêu cầu của từng Đại sứ quán/Lãnh sự quán.
• Mỗi quốc gia, mỗi cơ quan và mỗi mục đích công tác sẽ có những yêu cầu khác nhau về nội dung và hình thức của thư mời. Vì vậy, bạn nên tham khảo thông tin từ cơ quan đại diện Ngoại giao của nước đó tại Việt Nam để biết rõ các yêu cầu cụ thể.
• Nếu cần làm thư mời công tác gấp, quý khách liên hệ đến dịch vụ làm visa uy tín của Vietnam Booking qua hotline: 1900 3498 để được hỗ trợ nhanh nhất.

Các lưu ý khi viết thư mời đi xin visa công tác nước ngoài

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng khi viết thư mời đi xin visa công tác nước ngoài:

• Thư mời phải chính thống: Thư mời phải được viết trên giấy có logo của công ty và có chữ ký, dấu của người có thẩm quyền.
• Thông tin phải chính xác: Tất cả thông tin trong thư mời phải chính xác và trùng khớp với thông tin trên các giấy tờ khác như hộ chiếu, vé máy bay.
• Dịch thuật (nếu cần): Nếu thư mời được viết bằng ngôn ngữ khác ngoài tiếng Anh, bạn cần phải dịch thuật và công chứng.
• Kiểm tra kỹ: Trước khi gửi thư mời đi, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ nội dung để đảm bảo không có sai sót về ngữ pháp, chính tả hoặc thông tin.

Thư mời đầy đủ thông tin, rõ ràng và chính xác sẽ giúp đại diện lãnh sự dễ dàng đánh giá hồ sơ xin visa công tác của đương đơn.

Hồ sơ xin visa công tác gồm những giấy tờ nào?

Ngoài thư mời công tác, hồ sơ xin visa công tác còn yêu cầu đương đơn cung cấp thêm nhiều loại giấy tờ khác nhằm chứng minh các thông tin cần thiết cho Đại sứ quán. Mỗi quốc gia có những yêu cầu riêng, tuy nhiên, các hồ sơ này thường bao gồm những yếu tố cơ bản sau:

• Thông tin cá nhân: hộ chiếu, ảnh thẻ, tình trạng hôn nhân,...
• Đơn xin visa: Mẫu đơn này có thể được tải xuống trên trang web của Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia mà bạn muốn đến. Đơn xin visa cần được điền đầy đủ, chính xác và ký tên theo yêu cầu.
• Chứng minh tài chính: sao kê ngân hàng, giấy tờ xác nhận sở hữu tài sản,...
• Chứng minh mục đích chuyến đi: lịch trình chi tiết, thư mời tham dự công tác, hội nghị...
• Chứng minh công việc: hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, giấy xác nhận công tác,...

Hồ sơ xin visa công tác cần những loại giấy tờ nào?

Để chứng minh công việc khi xin visa công tác, đương đơn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau: hợp đồng lao động, quyết định cử đi công tác, bảng lương 3 tháng gần nhất, thư mời làm việc từ công ty đối tác, xác nhận tài trợ chi phí chuyến đi từ công ty hoặc người bảo lãnh. Các giấy tờ này sẽ giúp cơ quan lãnh sự xác minh thông tin về công việc và khả năng tài chính của người xin visa.

Để nắm rõ danh sách đầy đủ các giấy tờ cần thiết, bạn có thể truy cập website của Đại sứ quán nước bạn dự định đến hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của các công ty làm visa chuyên nghiệp.

Kinh nghiệm làm visa công tác nước ngoài

Xin visa công tác nước ngoài là một hành trình đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo. Để tăng cơ hội thành công, bạn cần:

• Nghiên cứu kỹ lưỡng: Tìm hiểu tường tận về quy trình xin visa, các loại visa công tác, danh mục hồ sơ bắt buộc và các yêu cầu cụ thể của quốc gia bạn muốn đến.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết, đảm bảo thông tin chính xác và rõ ràng, đặc biệt là thư mời công tác, hợp đồng lao động và chứng minh tài chính.
• Lên kế hoạch chi tiết: Đặt lịch hẹn trước, chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ và tài liệu liên quan để tiết kiệm thời gian và tránh những sai sót đáng tiếc.
• Sử dụng dịch vụ làm visa: Nếu cảm thấy bỡ ngỡ, đừng ngần ngại nhờ đến sự trợ giúp của các công ty tư vấn xin visa để đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị đầy đủ, chính xác.

Vietnam Booking - Dịch vụ làm visa công tác chuyên nghiệp

Vietnam Booking là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ làm visa công tác tại Việt Nam. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và quy trình làm việc chuyên nghiệp, chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất.

Vietnam Booking cung cấp dịch vụ làm visa công tác, hỗ trợ khách hàng trong việc chuẩn bị hồ sơ, thủ tục cần thiết, từ việc lấy mẫu thư mời công tác cho các quốc gia như Nhật Bản, Trung Quốc, Mỹ, Úc, châu Âu,... cho đến việc điền đơn xin visa, chuẩn bị các giấy tờ liên quan và hướng dẫn khách hàng về các quy định và luật lệ của từng quốc gia.

Vì sao nên chọn Vietnam Booking?

✔ Đội ngũ chuyên nghiệp: Tư vấn nhiệt tình, hỗ trợ khách hàng hoàn thiện hồ sơ.

✔ Dịch vụ trọn gói: Hỗ trợ khách hàng từ A đến Z, không cần lo lắng về bất kỳ thủ tục nào.

✔ Thời gian xử lý nhanh chóng: Cam kết hoàn thành hồ sơ trong thời gian ngắn nhất.

✔ Tỷ lệ đậu visa cao: Kinh nghiệm làm visa hơn 15 năm, hồ sơ xét duyệt thành công đạt tỷ lệ lên đến 98%.

✔ Hỗ trợ các mẫu thư mời công tác: Hỗ trợ khách hàng soạn thảo thư mời chuẩn xác, tăng khả năng đậu visa.

Vietnam Booking cung cấp dịch vụ xin visa trọn gói, hỗ trợ từ A đến Z.

Bạn muốn có một chuyến công tác thành công ngay từ bước đầu? Hãy để Vietnam Booking lo mọi thủ tục visa. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ nhanh chóng, chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian cho bạn. Liên hệ ngay qua hotline: 1900 3498 để được tư vấn miễn phí và nhận nhiều ưu đãi hấp dẫn!