Hướng dẫn xin visa công tác Việt Nam – Lệ phí và thủ tục chi tiết

Nhu cầu nhập cảnh Việt Nam để làm việc, khảo sát thị trường, ký kết hợp đồng hay tham dự hội nghị quốc tế của các chuyên gia và nhà đầu tư nước ngoài ngày càng tăng cao.

Nếu bạn hoặc doanh nghiệp của bạn đang tìm hiểu cách xin visa nhập cảnh Việt Nam diện công tác, bài viết dưới đây từ Vietnam Booking sẽ cung cấp toàn bộ hướng dẫn chi tiết từ điều kiện, hồ sơ, quy trình thực hiện cho đến chi phí và những lưu ý quan trọng để tối ưu tỷ lệ đậu hồ sơ.

Các loại visa công tác Việt Nam

Theo Luật Xuất nhập cảnh Việt Nam, visa cấp cho người nước ngoài vào làm việc với doanh nghiệp, tổ chức được chia thành các ký hiệu chính thuộc nhóm visa công tác (hay còn gọi là visa DN). Việc xác định đúng loại visa ngay từ đầu sẽ giúp bạn chuẩn bị hồ sơ chính xác và tránh bị từ chối khi nộp cho cơ quan quản lý.

Công dân ngoại quốc đến Việt Nam làm việc ngắn hạn cần xin visa công tác.

Visa ký hiệu DN1

• Đối tượng áp dụng: Cấp cho người nước ngoài vào làm việc với doanh nghiệp, tổ chức khác có pháp nhân theo quy định của pháp luật Việt Nam.
• Mục đích: Khảo sát thị trường, ký hợp đồng thương mại, trao đổi công việc chuyên môn, tham dự hội thảo, triển lãm.

Visa ký hiệu DN2

• Đối tượng áp dụng: Cấp cho người nước ngoài vào chào bán dịch vụ, thành lập diện diện thương mại hoặc thực hiện các hoạt động khác theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Mục đích: tương tự visa DN1.

Phân loại theo thời hạn và số lần xuất nhập cảnh

Tùy thuộc vào lộ trình công tác, doanh nghiệp bảo lãnh có thể xin các loại thời hạn visa công tác Việt Nam sau:

• Visa 1 tháng single (1 lần): Thích hợp cho chuyến công tác ngắn hạn, đàm phán hợp đồng đơn lẻ.
• Visa 1 tháng multiple (nhiều lần): Phù hợp cho người cần di chuyển qua lại giữa Việt Nam và các nước lân cận trong thời gian ngắn.
• Visa 3 tháng single (1 lần) / multiple (nhiều lần): Dành cho các dự án làm việc trung hạn, lắp đặt máy móc, đào tạo nhân sự.

Lưu ý: Visa diện công tác (DN1/DN2) không phải là Giấy phép lao động (Work Permit). Nếu người nước ngoài làm việc lâu dài (trên 3 tháng) và nhận lương tại Việt Nam, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục xin Giấy phép lao động và thẻ tạm trú (thẻ LD1/LD2) theo quy định hiện hành.

Xem thêm: Xin visa doanh nghiệp cho người nước ngoài

Hồ sơ xin visa công tác Việt Nam

Để quy trình xét duyệt diễn ra thuận lợi, việc chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và chuẩn pháp lý là yếu tố quyết định. Hồ sơ được chia thành hai nhóm chính: nhóm giấy tờ từ doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam và nhóm giấy tờ cá nhân của người nước ngoài.

Giấy tờ phía Doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam

• Đơn đăng ký mẫu dấu và chữ ký: Mẫu NA16 (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ lần đầu tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh).
• Bản sao công chứng Giấy phép kinh doanh: Hoặc Giấy chứng nhận đầu tư, Quyết định thành lập tổ chức.
• Đơn xin cấp công văn nhập cảnh: Mẫu NA2 có mã QR (kèm thông tin chi tiết về ngày nhập cảnh, cửa khẩu nhận visa).
• Giấy giới thiệu: Văn bản cử nhân viên người Việt Nam đi nộp hồ sơ tại Cục Xuất nhập cảnh.

Giấy tờ phía Người nước ngoài (Khách công tác)

• Hộ chiếu gốc: Còn thời hạn tối thiểu 6 tháng tính từ ngày nhập cảnh dự kiến và còn ít nhất 2 trang trống.
• Tờ khai xin cấp visa: Mẫu NA1 (điền đầy đủ thông tin, dán ảnh nếu dán visa tại cửa khẩu/Đại sứ quán).
• Ảnh thẻ: 02 ảnh kích thước 4x6cm, nền trắng, chụp rõ mặt, không đeo kính râm, chụp trong vòng 6 tháng gần nhất.
• Thư mời/Thư bảo lãnh công tác: Do công ty tại Việt Nam phát hành (nêu rõ chi tiết mục đích, thời gian công tác và đơn vị chi trả chi phí).

Kinh nghiệm thực tế từ Vietnam Booking: Sự bất bất đồng bộ thông tin giữa Hộ chiếu và Tờ khai (như sai số hộ chiếu, ngày sinh, tên đệm) là nguyên nhân hàng đầu khiến công văn nhập cảnh bị từ chối hoặc phải sửa đổi, làm kéo dài thời gian chờ đợi.

Thủ tục xin visa DN cho người nước ngoài

Thủ tục xin visa công tác Việt Nam tiêu chuẩn thường trải qua 4 bước cơ bản dưới đây. Doanh nghiệp và cá nhân cần nắm rõ từng bước để chủ động về mặt thời gian.

Thị thực cho phép người nước ngoài hợp pháp ở Việt Nam. (Ảnh: Internet)

Bước 1: Doanh nghiệp nộp hồ sơ xin Công văn nhập cảnh

Doanh nghiệp bảo lãnh chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ pháp lý và nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Bộ Công an) ở Hà Nội, TP.HCM hoặc Đà Nẵng. Hiện nay, doanh nghiệp cũng có thể thực hiện đăng ký qua Cổng dịch vụ công quốc gia nếu đã có Chữ ký số (USB Token).

Bước 2: Cục Quản lý xuất nhập cảnh xét duyệt

Cục Quản lý xuất nhập cảnh sẽ tiến hành kiểm tra tính pháp lý của doanh nghiệp và hồ sơ cá nhân.

• Thời gian xử lý chuẩn: Từ 3 – 5 ngày làm việc (không tính T7, CN và ngày lễ).
• Trong trường hợp cần xác minh bổ sung, thời gian có thể kéo dài hơn.

Bước 3: Nhận kết quả Công văn nhập cảnh (Approval Letter)

Sau khi hồ sơ được duyệt, Cục Xuất nhập cảnh sẽ trả kết quả là Công văn nhập cảnh Việt Nam diện công tác.

Doanh nghiệp tải công văn (file PDF có mã QR hoặc bản gốc) và gửi bản quét (scan) qua email cho người nước ngoài.

Bước 4: Dán tem Visa và nhập cảnh Việt Nam

Người nước ngoài mang theo Công văn nhập cảnh, Hộ chiếu gốc, Tờ khai NA1 và 2 ảnh thẻ đến địa điểm nhận visa đã đăng ký ban đầu để dán tem visa:

• Tại Đại sứ quán / Lãnh sự quán Việt Nam ở nước sở tại.
• Tại cửa khẩu quốc tế Việt Nam (Sân bay Nội Bài, Tân Sơn Nhất, Đà Nẵng...) - áp dụng khi xin visa dán tại cửa khẩu (Visa on Arrival).

Có thể bạn cần biết: Gia hạn visa cho người nước ngoài

Chi phí xin visa Việt Nam diện công tác

Dưới đây là mức lệ phí visa Việt Nam quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính (có thể thay đổi theo quy định của cơ quan quản lý tại từng thời điểm):

Lưu ý:

• Lệ phí nhà nước nộp bằng tiền mặt (USD hoặc VND tùy theo quy định của cửa khẩu/Đại sứ quán) khi dán tem visa.
• Khoản phí này không được hoàn lại trong trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc người nước ngoài hủy chuyến đi.

Những lưu ý quan trọng và lỗi thường gặp khi xin visa DN

Trong quá trình tư vấn và hỗ trợ hàng nghìn lượt khách hàng, Vietnam Booking nhận thấy không ít trường hợp bị chậm trễ tiến độ chuyến đi do mắc phải các sai lầm không đáng có.

Nhập cảnh sai mục đích

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn cho người nước ngoài xin Visa du lịch (DL) hoặc E-visa du lịch để sang làm việc cho "nhanh gọn". Điều này chứa đựng rủi ro pháp lý rất lớn. Khi cơ quan chức năng kiểm tra hoạt động tại trụ sở công ty, nếu phát hiện người nước ngoài sử dụng visa du lịch để làm việc, cả doanh nghiệp và cá nhân đều có thể bị phạt hành chính và buộc xuất cảnh.

Không kiểm tra thời hạn hộ chiếu

Hộ chiếu của người nước ngoài phải còn thời hạn trên 6 tháng kể từ ngày dự kiến nhập cảnh. Nếu hộ chiếu còn hạn dưới 6 tháng, hệ thống của Cục Xuất nhập cảnh sẽ tự động từ chối tiếp nhận hồ sơ.

Đăng ký sai cửa khẩu nhận visa

Công văn nhập cảnh chỉ có giá trị dán visa tại đúng cửa khẩu hoặc Lãnh sự quán đã đăng ký trên đơn NA2. Nếu đăng ký nhận visa tại Sân bay Tân Sơn Nhất nhưng lại bay đáp xuống Sân bay Nội Bài, người nước ngoài sẽ không được dán visa và phải bay trở về.

Dịch vụ xin visa công tác Việt Nam uy tín tại Vietnam Booking

Thủ tục pháp lý về xuất nhập cảnh thường xuyên có sự thay đổi và bổ sung. Đối với các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên trách, việc tự chuẩn bị hồ sơ xin visa DN có thể tốn nhiều thời gian di chuyển, chỉnh sửa giấy tờ và đối mặt với rủi ro trễ lịch trình công tác của đối tác.

Vietnam Booking - Dịch vụ làm visa uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Tại sao doanh nghiệp lựa chọn Vietnam Booking?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Dịch vụ Visa và Xuất nhập cảnh, Vietnam Booking tự hào là đối tác đồng hành đáng tin cậy của hàng ngàn doanh nghiệp trong và ngoài nước.

• Tư vấn chuyên sâu & Đánh giá hồ sơ: Phân tích tình trạng hồ sơ, đề xuất giải pháp tối ưu theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
• Tối giản quy trình: Hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo toàn bộ biểu mẫu (NA2, NA16...), tối ưu thời gian chuẩn bị.
• Xử lý hồ sơ linh hoạt: Đồng hành giải quyết các trường hợp hồ sơ gấp, hồ sơ khó, quốc tịch khó.
• Theo dõi chặt chẽ: Cập nhật tiến độ xử lý hồ sơ liên tục cho khách hàng cho đến khi dán tem visa thành công.
• Hỗ trợ toàn diện sau khi nhập cảnh: Tư vấn gia hạn visa, chuyển đổi giấy phép lao động (Work Permit) và Thẻ tạm trú khi có nhu cầu.

Cam kết dịch vụ: Vietnam Booking cam kết mang đến dịch vụ minh bạch, trung thực, hỗ trợ tối đa khả năng chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chuẩn xác nhất để gia tăng tỷ lệ thành công cho chuyến công tác của bạn.

Bắt đầu chuyến công tác suôn sẻ cùng Vietnam Booking

Bạn đang gặp vướng mắc về cách xin visa nhập cảnh Việt Nam diện công tác cho đối tác hoặc nhân sự nước ngoài? Đừng để những rắc rối thủ tục làm gián đoạn kế hoạch kinh doanh của bạn. Hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của Vietnam Booking để được kiểm tra hồ sơ miễn phí và tư vấn giải pháp phù hợp nhất:

• Hotline tư vấn 24/7: 028 3827 0404
• Website: vietnambooking.com
• Hệ thống văn phòng:

1. TP. Hồ Chí Minh: 164 Lê Thánh Tôn, Bến Thành, Hồ Chí Minh | 190 - 192 Trần Quý, Minh Phụng, Hồ Chí Minh.
2. Hà Nội: 30 Phan Chu Trinh, Quận Hoàn Kiếm.
3. Đà Nẵng: 12 Phạm Phú Thứ, Quận Hải Châu.