Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là mẫu đơn quan trọng để xin chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự. Để đảm bảo hoàn thành tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến chính xác, bạn nên tham khảo qua 3 bước hướng dẫn điền form được Vietnam Booking chia sẻ trong bài viết này.

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục chứng nhận một tài liệu, văn bản từ nước ngoài có tính xác thực để có thể sử dụng hợp pháp tại Việt Nam. Người tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ cần điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online cũng như chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để nộp cho cơ quan thẩm quyền. Sau đó, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra tính xác thực của chữ ký và tư cách của người ký tài liệu đó, nếu đạt thì tài liệu này sẽ được công nhận và được sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Cơ quan thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam là Bộ ngoại giao. Trong khi đó, cơ quan thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự ở nước ngoài chính là cơ quan đại diện ngoại giao (Đại sứ quán/ Lãnh sự quán Việt Nam) hoặc cơ quan được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Các giấy tờ nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam. (Ảnh: Internet)

Điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online

Việc tham khảo mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các bước điền thông tin vào form này mà Vietnam Booking sẽ hướng dẫn dưới đây. Trong bài viết này, chúng ta sẽ lấy ví dụ về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy khai sinh.

Bước 1: Truy cập vào website của Bộ Ngoại giao Việt Nam qua đường link https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/. Tại thanh menu, bạn chọn “thủ tục lãnh sự trực tuyến, chọn tiếp “hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự” sau đó chọn “tờ khai CNLS/ HPHLS”. Lúc này, một giao diện mới sẽ mở ra, bạn hãy chọn địa điểm nộp hồ sơ gồm Cục Lãnh sự tại Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ Tp Hồ Chí Minh.

Tiếp theo, hãy click vào ô vuông nhỏ nhằm xác nhận nội dung “tôi đã đọc kỹ nội dung và muốn đăng ký trực tuyến xin chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự các hồ sơ” và chọn “đồng ý”.

Một phần giao diện tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự. (Ảnh: Internet)

Bước 2: Tiến hành điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến. Bạn lưu ý, ở phần này, những nội dung có dấu * tức là bắt buộc phải điền thông tin. Những mục cần điền thông tin trong tờ khai gồm có:

Phần 1: Giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa lãnh sự. Người khai form cần điền thông tin đầy đủ, không được bỏ trống bất kỳ nội dung nào, những thông tin cần điền trong mục này bao gồm:

1. Tên giấy tờ: Click để chọn tên giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự. Ở đây bạn chọn chứng nhận lãnh sự giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy khai sinh.

2. Loại giấy tờ: Chọn bản sao hoặc bản dịch tùy theo mục đích sử dụng. Nếu chọn kết hợp cả hai thì bạn chọn bản dịch trước, sau đó nhấn vào nút mũi tên xanh quay xuống, khi có thông tin, bạn tiếp tục click vào “sao chép” và sửa “loại giấy tờ” thành “bản dịch”, tiếp tục chọn mũi tên xuống để hiển thị 2 dòng là bản sao và bản dịch.

3. Tổng số bản: Điền số bản bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự. Bạn lưu ý, mỗi bản hợp pháp hóa lãnh sự sẽ có chi phí khoảng 30.000Đ/ tài liệu/ dấu.

4. Số hiệu của giấy tờ: Nếu là bản chính, bạn điền số hiệu bản gốc, hoặc không có số hiệu thì điền số 01. Ví dụ giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là 1 hoặc mã số doanh nghiệp; giấy khai sinh là số giấy khai sinh (số hiệu nằm ở góc phải trên cùng hoặc nằm trên bìa quyển sổ). Nếu giấy tờ là bản sao, bạn gõ số chứng thực của dấu sao y bản chính của Ủy ban Nhân dân Phường/ quận nơi lưu trú.

5. Tên người được cấp giấy tờ: Đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tức là tên công ty. Đối với giấy khai sinh, bạn điền tên của người trong giấy khai sinh.

Điền đầy đủ thông tin vào tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự. (Ảnh: Internet)

6. Cơ quan cấp/ sao chứng thực: Căn cứ vào mục 2 loại giấy tờ, nếu là:

➥ Bản chính: Bạn tìm đến tên cơ quan nằm trên chữ ký và con dấu;

➥ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Cơ quan cấp thường là Sở kế hoạch đầu tư;

➥ Giấy khai sinh: Nơi cấp là Ủy ban Nhân dân hoặc Phòng tư pháp;

➥ Bản dịch: Bạn tìm đến tên cơ quan ở phần xác nhận bản dịch, thông thường là phòng tư pháp (nhà nước) hoặc văn phòng công chứng (tư nhân).

➥ Bản sao: Tìm đến phần tên cơ quan ghi trong con dấu/ mộc chứng nhận sao y trùng khớp với bản chính hay bản sao y bản chính. Hoặc đối với bản trích lục, bạn tìm đến tên cơ quan nằm trên chữ ký và con dấu của người ký trích lục, thường là Ủy ban Nhân dân, phòng đăng ký kinh doanh.

7. Người ký: Tùy theo mục số 2 – loại giấy tờ mà bạn chọn người ký phù hợp:

➥ Đối với bản chính: Tìm đến phần tên bên dưới chữ ký và con dấu;

➥ Đối với bản dịch: Tìm đến phần xác nhận bản dịch, thường là trưởng/ phó phòng tư pháp;

➥ Đối với bản sao: Phần tên người ký trong dấu/ mộc chứng nhận sao y đúng với bản chính hay bản sao y bản chính;

➥ Bản trích lục: Tìm tên bên dưới chữ ký và con dấu của người ký trích lục;

8. Chức danh: Điền tương tự như ở mục 7 – người ký.

9. Ngày ký: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ngày cấp lần thứ…). Đối với giấy khai sinh, ngày ký ở phần gốc phải bên dưới giấy tờ.

Điền xong thông tin vào mục 9, bạn click vào mũi tên xanh tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online Cục Lãnh sự.

Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến. (Ảnh: Internet)

*Lưu ý: Mỗi lần khai 9 mục như hướng dẫn ở trên, bạn chỉ thực hiện trên 01 loại giấy tờ, mỗi loại giấy tờ ứng với một dòng bên dưới, bao nhiêu loại hồ sơ là bấy nhiêu dòng.

Phần 2: Họ và tên người nộp hồ sơ.

Phần 3: Điền số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu/ bằng lái xe.

Phần 4: Địa chỉ liên lạc: Điền địa chỉ nhà cụ thể và số điện thoại người nộp đơn kèm email của người nộp đơn để nhận thông báo/ phản hồi khi cần.

Phần 5: Trong trường hợp giấy tờ không đủ điều kiện để hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định, bạn click vào ô “tôi đề nghị chứng nhận giấy tờ đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao” và đánh dấu vào ô vuông “đồng ý”.

Phần 6: Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước: Bạn điền tên quốc gia mà văn bản hợp pháp hóa lãnh sự dự định sử dụng (bạn có thể chọn nhiều quốc gia).

Phần 7: Chọn mục đích sử dụng văn bản hợp pháp hóa lãnh sự như học tập, du lịch, lao động,…

Phần 8: Nơi điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến, ví dụ như Hà Nội/ Tp Hồ Chí Minh.

Phần 9: Nơi nộp hồ sơ là Cục Lãnh sự Hà Nội hoặc Sở ngoại vụ Tp Hồ Chí Minh. Sau đó điền mã bảo vệ chính xác, click vào ô vuông và nhấn nút hoàn thành để chuyển qua ô tiếp theo.

Xong phần 9, bạn sẽ nhận được xác nhận đã đăng ký thành công và máy tính sẽ tự động tải file tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự về. Nếu không thấy tờ khai, bạn click chọn tải tờ khai/ download hoặc bạn nên lưu 1 mã tờ khai và 2 mã chứng thực.

Nếu bạn không có bút hoặc không muốn viết, bạn có thể nhập email để nhận thông tin tờ khai và mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự để tiện in ấn.

Bước 3: In tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online

Khi đã tải xong tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự về máy, bạn in ra 01 bản để kèm vào bộ hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp in rồi nhưng bị lạc mất, bạn hãy in lại tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo hướng dẫn sau:

Đầu tiên, quý khách truy cập vào đường link https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/Legalization/Legalized-RePrintRegistration.aspx. Sau đó điền 02 mã thông tin đã lưu ở bước 2. Tiếp đến chọn tải về tờ khai.

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online đã hoàn thành. (Ảnh: Internet)

Thông tin khác về tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự

1. Tra cứu thông tin về tem CNLS/ HPHLS

Khi hồ sơ được dán tem chứng nhận lãnh sự (CNLS) hoặc hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS), nếu muốn kiểm tra số seri tem và ngày cấp có tồn tại trên hệ thống hay không, bạn hãy:

• Bước 1: Vào https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/Legalization/Legalized-SearchStampOnline.aspx.
• Bước 2: Điền số seri tem và ngày cấp.
• Bước 3: Nhấn vào nút xem thông tin.

2. Đặt lịch hẹn hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến

Sau khi điền xong tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến, bạn có thể tiến hành nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở ngoại vụ Tp. Hồ Chí Minh theo lịch làm việc sau:

• Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Buổi sáng từ 7h45 – 10h; Buổi chiều từ 13h15 – 15h00.
• Thời gian trả kết quả: Buổi sáng từ 7h45 – 11h; Buổi chiều từ 13h15 – 16h00.

Việc nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự trực tiếp đôi khi quá tải. Vì vậy, để tránh tình trạng chờ đợi, bạn có thể đặt lịch hẹn hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến để chủ động thời gian.

Cách đặt lịch hẹn trực tuyến tại Sở ngoại vụ Tp Hồ Chí Minh:

• Bước 1: Click https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/Legalization/Legalized-AppointmentOnline.aspx.
• Bước 2: Điền 2 mã thông tin trên xxxxx và chọn nơi đăng ký.
• Bước 3: Nhấn “gửi” để đặt lịch hẹn trực tuyến. Hiện hộp thoại, bạn chọn ngày và giờ hẹn nộp tờ khai tại Cục lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ thành công. (Ảnh: Internet)

Vietnam Booking vừa hướng dẫn xong cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến. Nếu chưa có kinh nghiệm thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, không có thời gian hoàn thành tờ khai hoặc cần có kết quả sớm, bạn hãy sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự của Vietnam Booking để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.

Nếu còn vướng mắc về cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online hoặc cần sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự ngay, bạn hãy liên hệ Vietnam Booking qua số hotline: 1900 3498, đội ngũ chuyên viên visa của chúng tôi sẽ lập tức hướng dẫn, hỗ trợ bạn chu đáo nhất!