Bạn đi du lịch hay đi công tác, khi đến nơi lưu trú đều phải trải qua quy trình check-in khách sạn để có thể ổn định và nghỉ ngơi theo kế hoạch. Nếu không nắm bắt được quy trình này, bạn sẽ gặp không ít vấn đề phát sinh, ít nhiêu ảnh hưởng tới cảm xúc và lịch trình chuyến đi. Hãy theo dõi bài này và nắm rõ hơn về thông tin check-in khách sạn để hạn chế tối đa rủi ro khi nhận phòng nhé. 

Check in là gì?

 Check-in khách sạn thủ  tục quan trọng để nhận phòng    (Nguồn: Internet)

Check-in là thủ tục bắt buộc khi bạn lưu trú tại khách sạn. Đó là quá trình đăng ký xác nhận thông tin của khách tại mỗi khách sạn, resort hay các nơi lưu trú khác. Công việc này thược được thực hiện bởi đội ngũ nhân viên lễ tân của khách sạn, sao cho khách hàng có thể hoàn thành thủ tục và nhận phòng thuận lợi nhất. 

>>Xem thêm: Thời gian nhận trả phòng của khách sạn?​

Quy trình check in khách sạn cho khách

Để quá trình  check in  diễn ra nhanh chóng, sau đây là các bước khách lưu  trú cần biết. 

• Cung cấp thông tin đặt phòng nếu đã đặt phòng từ trước. Nếu chưa đặt phòng thông báo với nhân viên về yêu  cầu phòng ở của mình như: số lượng người, tiện ích mong muốn, thời gian lưu trú, thời gian trả phòng,... để lễ tân có thể nắm bắt thông tin và đưa vào hệ thống khách hàng và chăm sóc khách trong quá trình lưu trú. 
• Khách xuất trình giấy tờ tùy thân, có thể tùy chọn các loại giất tờ có đủ hiệu lực như CMND, hộ chiếu cá nhân cho lễ tân khách sạn để đảm bảo sự tin tưởng giữ hai bên và tuân theo quy định chung của khách sạn. 
• Khách lưu trú kí tên vào form của khách sạn để xác nhận lưu trú tại nơi đăng ký.
• Tiến hành nhận chìa khóa và được nhân viên hướng dẫn lên phòng. 

>>Xem ngay: Check in khách sạn nhưng quên mang CMND phải làm sao?​

Quy trình trình check-in khách sạn đối với nhân viên

Nhân viên lễ tân cần cởi mở khi làm thủ tục chec-in khách sạn cho khách    (Nguồn: Internet)

Để đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả và tránh sai xót tối đa, mỗi tiếp tân không chỉ cần có thái độ hòa nhã, nhiệt tình mà còn phải hiểu rõ và làm đúng theo quy trình check-in của khách sạn. 

Nếu là khách có đặt phòng từ trước, nhân viên cần yêu cầu xem các loại giấy tờ như voucher đặt phòng, họ tên người đặt phòng,... đồng thời kiểm tra hệ thống khách hàng trên máy tính để xác nhận khách có đặt phòng trước không. 

Khi đã xác nhận đúng thông tin, nhân viên có thể nhắc lại về thông tin nhận trả phòng và các dịch vụ đi kèm như ăn uống, thuê xe, spa,... và các thông tin liên quan khác như quy định của khách sạn hay chính sách kèm theo để tránh nhầm lẫn, sai xót hay gặp sự cố trong quá trình check-in cũng như quá trình lưu trú của khách. 

Đảm bảo khách hàng đã xác nhận đầy đủ thông tin trước khi nhận phòng    (Nguồn: Internet)   

Nếu là khách hàng chưa đặt phòng trước, nhận viên cần biết thêm thông tin về nhu cầu của khách hàng từ đó đưa ra sự nhiều sự lựa chọn hơn cho khách. linh hoạt giới thiệu các loại phòng còn trống và dịch vụ tiện ích mà khách được sử dụng khi lưu lại tại khách sạn và làm  thủ tục check-in nếu khách hàng đồng ý ở lại khách sạn. 

Chỉ nhận khách khi xuất trình đầy đủ các giấy tờ theo quy định của khách sạn. CMND, hộ chiếu hoặc các giấy tờ tùy thân khác. Khách hàng sẽ nhận lại giấy tờ khi check out và thanh toán tiền phòng dầy đủ. 

Trong quá trình check-in cho khách, nhân viên cần có thái độ niềm nở, tạo bầu không khí thoải mái cho 2 bên. Nhân viên có thể mời trà cho khách trong khi họ chờ đợi mình nhập thông tin vào hệ thống.

Sau đó, nhân viên lễ tân nhập thông tin khách hàng và thông báo các bộ phận liên quan chuẩn bị phòng cho khách.

Cuối cùng là xác nhận lại thông tin cho khách lưu trú thêm một lần nữa, đề nghị khách hàng điền thông tin và kí xác nhận về giao dịch giữa 2 bên, đồng thời bàn giao chìa khóa và tiện ích cho khách lưu trú. 

>>Đọc ngay: Hỏi và đáp về khách sạn nổi bật

Lưu ý khi check-in khách sạn 

Hãy đảm bảo đến đúng giờ để nhận phòng thuận lợi nhất    (Nguồn: Internet)

Để nhận phòng khách sạn thuận lợi và nhanh chóng, khách lưu trú cần chuẩn bị kỹ những điều sau đây: 

Việc nắm bắt thời gian check-in rất quan trọng, đến đúng giờ bạn sẽ có thể rút ngắn thời gian check-in. Nếu bạn đá đặt phòng trước đó, việc đến nhận phòng đúng thời gian đã hẹn sẽ giúp bạn không bị mất thêm phí so với chiệc check-in sơm hoặc muộn. 

Khi tìm hiểu về các khách sạn, bạn có thể thấy, đa phần các cơ sở lưu trú hiện nay thường áp dụng thời gian nhận phòng là 14h chiều. Thời gian lưu trú 1 ngày của khách thuê phòng sẽ được tính từ 14 giờ chiều hôm nay đến 12 giờ trưa hôm sau.

Giấy tờ tùy  thân là điều kiện quan trọng để bạn có thể check-in một cách nhanh chóng, vì thế hãy chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân khi đến check-in tại khách sạn. Từ CMND, hộ chiếu, voucher đặt phòng trước, các loại hóa đơn thanh toán đặt cọc trước đó,...

Nếu bạn muốn nhận phòng sớm, việc nắm bắt quy định của khách sạn về check-in sớm là điều rất quan trọng. Nếu khách sạn có phòng trống sẵn, lễ tân có thể tiến hành thủ tục check-in sớm cho khách, nhưng tùy khách sạn sẽ có tính phí hoặc không. Nếu tính phí bạn nên hỏi rõ về chi phí phòng và thanh toán cho lễ tân để nhận phòng nhé. 

>>Hiểu thêm: Nên hay không nên đặt phòng khách sạn trực tuyến?​

Hy vọng bài viết này có thể hiểu hơn về quy trình check-in khách sạn và nhận phòng một cách nhanh chóng nhất. Đặc biệt Vietnam Booking luôn có những ưu đãi khách sạn giá rẻ và combo khách sạn tiết kiệm cho chuyến đi của bạn trọn vẹn nhất. Nếu có nhu cầu tìm kiếm và đặt phòng khách sạn giá rẻ hãy liên hệ hotline  1900 4698 để được tư vấn chi tiết nhất về khách sạn cũng như quy trình nhận phòng cụ thểChúc bạn có một chuyến đi vui vẻ.